עבור מנהלי ומנהלות IT, החשיבות של אג'יליות גדולה הרבה יותר מהיותה עוד שיטת ניהול פרויקט. למעשה, בעולם של אחרי הקורונה, אג'יליות יכולה להוות כלי שובר שיוויון עבור מנהיגים טכנולוגיים בדרך להצלחה. על אחת כמה וכמה נכון הדבר בפרויקטים משמעותיים ונחוצים של טרנספורמציה דיגיטלית בעידן של שינויים טקטוניים משמעותיים בעולמות הטכנולוגיים, הארגוניים והעסקיים.
תהליכי דיגיטציה מהירים, דגש על חווית לקוח, תרבות ארגונית שחייבת לשים דגש על חווית העובד ועוד – כל אלו, נמצאים היום גם בידיים של מנהלי ומנהלות מערכות המידע *כמובילים עסקיים*. למעשה, כשאנחנו אומרים ואומרות שהמנהיגים הטכנולוגיים, אינם טכנולוגיים בלבד אלא גם עסקיים – בדיוק לזה אנחנו מתכוונים. נושא האג'יליות, בטח ובטח במחלקות מערכות המידע, מאפשרת למנהלים ומנהלות לעבוד בצורה יעילה יותר, מסתגלת יותר ומהירה יותר עם המערכות בארגון ולהתגבר על ה"הפרעות" הרבות שהתקופה הנוכחית מייצר ועוד תייצר – תוך כדי מתן מענה מדויק יותר לצרכים העסקיים המשתנים של הארגון.
אג'יליות ב – 60 שניות
בעוד שאנחנו מניחים שרובכם/ן מכירים את המושג, נחזור שניה לבסיס. אג'יליות, היא היכולת של ארגון להסתגל במהירות לשינויים ולנוע בגמישות ובהחלטיות בעולם הארגוני והעסקי על מנת לתמוך בשינויים הנגזרים מתוך מציאות דינאמית. אג'יליות מאפשרת למנהלים וארגונים להגיב בהתאם לכלל השינויים, בין אם הם נגזרים מתוך העולם הפנים-ארגוני ובין אם הם מתרחשים מחוץ לארגון.
ברמה המעשית, השיטה האג'ילית מאפשרת לארגון ולמנהליו להגיב בצורה נכונה לאסטרטגיות, פרקטיקות וטכנולוגיות חדשות – הדורשות מיומנויות חדשות והתאמה של המבנה הארגוני "למציאות החדשה". בנוסף, האג'יליות מאפשרת לארגון להגיב ולהסתגל במהירות גם לשינויים ביחסים עם שותפים וספקים – שוב, שימו לב, גם אנשים וגם טכנולוגיה. חשוב לציין שלמרות ששיטת ה- AGILE "נולדה" הרבה לפני הקורונה, היא יכולה להוות כלי מצויין עבור מנהלים וארגונים בתקופה הנוכחית – התקופה של "אחרי" – על מנת להתמודד עם שינויים תכופים והפרעות רבות, כנראה רבות יותר מאי פעם. והאמת, מזל שכך.
הערכים שמאחורי השיטה
היות ואנחנו בעולם של א.נשים וטכנולוגיה, בואו ניתן מקום רגע גם לערכים שמאחורי השיטה. מדובר בערכים שאמנם נכתבו לפני למעלה מ – 20 שנה אך כנראה שהם מעולם לא היו רלוונטיים לדרישות החדשות של המציאות החדשה, כמו היום.
1. העדפת אנשים ויחסי גומלין על פני תהליכים וכלים
2. תוכנה עובדת על פני תיעוד מפורט
3. שיתוף פעולה עם הלקוחות על פני משא ומתן חוזי
4. תגובה לשינויים על פני מעקב אחרי התוכנית
מה קורה בפרויקט האג'ילי – ואיך הוא עובד?
לפני שנדבר על יישום האג'יליות בעבודת ה – IT, בואו נזכר תחילה בעקרונות העבודה המשמעותיים ביותר שלה:
1. חלוקת הפרויקט לאיטרציות – שכל אחת מהן מורכבת ממשימות קצרות בעלות מטרה ספציפית
2. התבססות על פידבקים קצרים, מהירים, ודינאמיים – בסיום של כל איטרציה ולפני האיטרציה הבאה
3. חפיפה בין שלבי הפיתוח השונים המתחילים כולם בשלב מוקדם – כולל תכנון, איסוף דרישות, עיצוב, פיתוח, בדיקות, תחזוקה.
4. קידום מתודולוגית עבודה גמישה ואדפטיבית – שיכולה להשתנות בהתאם לנסיבות, לצרכים ולזמנים
5. טיפוח יכולת הסתגלות וביצוע התאמות – בהתאם לשינויים שעוד יבואו בהמשך במהלך האיטרציות השונות
6. קידום הלך רוח של שיתוף פעולה ותקשורת – כאשר כל המעורבים ובעלי העניין בפרויקט דנים באופן שוטף בדרישות, באתגרים, בהתקדמות ובשינויים
7. תחומי אחריות ומשימות יכולים להשתנות במהלך הפרויקט בין חברי הקבוצה – בהתאם לאילוצים ולשינויים שונים
8. דגש על הורדת תלות וטיפוח גמישות – לאורך ולרוחב, בכל הרמות: האנשים, הטכנולוגיות התהליכים וכו'
אגב, את אנשי ונשות הטכנולוגיה שביניכם, שאוהבים לחזור לשורשים ולחוות קצת נוסטלגיה מידי פעם, אנחנו מזמינים לראות איך כל זה התחיל ולקרוא את המקור לצורת העבודה האג'ילית – אנחנו מניחים כאן את ה – Manifesto for Agile Software Development”" בשפתו המקורית. קצת נוסטלגיה, עוד לא הרגה אף אחד. תציצו.
בשורה התחתונה: עקרונות ה – AGILE החשובים ביותר ל – IT AGILITY?
- שמירה על שביעות רצון הלקוחות: על ידי מתן תוצרים בעלי ערך באופן רציף והחל מהשלבים המוקדמים של הפרויקט. המטרה שלנו, היא כל הזמן לייצר ערך, לקבל פידבקים, ולהגיב בצורה רציפה ועלות מינימלית.
- קיום איטרציות עבודה (בד"כ שבועיים / חודש) שבהם מתקיימים עדכונים תדירים ושיתוף פעולה בכל הנוגע למשימות האיטרציה ולפרויקט. עקרון יאפשר קידום שקיפות, שליטה ותקשורת ארגונית משופרת ומשותפת.
- טיפוח סביבת עבודה גמישה המתמודדת ביעילות עם שינויים בדרישות – גם בשלבים מאוחרים של הפרויקט. עקרון זה יאפשר לך להגיב בקלות בכל שלב של הפרויקט.
- עידוד תקשורת שקופה ורציפה לגבי ההתקדמות במשימות ושיפורים אפשריים – לצד טיפוח תקשורת פנים ארגונית של שיתוף מידע, העצמה, שקיפות ושיתוף פעולה – כולם מגוייסים למען מטרה משותפת.
- בנה את הפרויקט סביב עובדים בעלי מוטיבציה. אנשים מוכשרים מאפשרים פחות "מיקרו מנג'מנט" ויותר אמון ובנוסף – מגדילים את הסיכוי להצלחת הפרויקט.
- קידום תקשורת שוטפת בין בעלי עניין שונים בפרויקט – קידום הקשר בין צוותי ה -IT – אותם אלו שאמורים לייצר את הערך ולבין "הלקוחות", אלו שישתמשו במוצר הסופי. הדברים נכונים כמובן גם מידה ומדובר בפרויקט שבו ישנה פונקציה של ניהול פרויקט או/ו ספק חיצוני.
- שמירה על פשטות ומענה מדויק לצורך בגישת KEEP IT SIMPLE – תזכרו: יש לממש את הדברים בצורה פשוטה. אל תסבכו, אל תעמיסו, אל תשקיעו עבודה מיותרת – הדבר החשוב הוא להביא לתוצר *אותו הלקוח מצפה*.
לסיכום: מדוע כדאי למנהיגים ולמנהיגות הטכנולוגיים-עסקיים לאמץ אג'יליות, בעיקר בתקופה הנוכחית אשר מלאה בחוסר וודאות?
1. יתרון ראשון של השיטה האג'ילית, טמון ביכולת שלה לאפשר למנהלים ולצוותים לבצע שינויים והתאמות תוך כדי העבודה על הפרויקט – ולהתאים עצמם לאילוצים דינאמיים שעולים תוך כדי העבודה. פרמטרים שונים הנוגעים לכוח אדם, תקציב, אילוצי זמן וכדומה, יכולים לקבל מענה דינאמי מותאם תוך כדי הפרויקט.
2. בהמשך ליתרון הראשון, נושא הזמן בפרויקטים טכנולוגיים עשוי להיות קריטי במיוחד. ניהול אג'ילי, מאפשר להגיב לא רק בצורה דניאמית – אלא גם בצורה מהירה – ולאפשר לנו לעמוד במטרות הפרויקט המקוריות, למרות מכשולים בלתי צפויים ומצבי אי-וודאות שמאפיינים לא מעט פרויקטים טכנולוגיים.
3. לא ניתן להתכחש לעובדה שאנו נמצאים בעידן טכנולוגי "משוגע". עידן בו התחרות גדלה ומה שהיה טוב אתמול, לא מתאים היום. אימוץ שיטת העבודה האג'ילית מאפשר לארגונים ומנהלים "להשאר על הגלגל" ולהמשיך ולייצר מוצרים טובים, בזמנים קצרים יותר, מבלי לוותר על הפרויקט כולו, או לחכות לסיומו.
4. העבודה אג'ילית, משמשת כמצע נוח לאימוץ טכנולוגיות חדשות ולקידום חדשנות. מגפת הקורונה, שהאיצה תהליכים דיגיטליים, הפכה את השימוש באג'יליות להכרחי עבור אותם ארגונים שרוצים לעמוד בקצב ולהוביל. למעשה, אנו כבר רואים כי ארגונים שלא ביצעו את המעבר לשיטת עבודה זו בזמן, או בכלל – מגדילים את סיכוייהם, או יש לומר, את סיכוניהם, להישאר מאחור.
לסיום, אין ספק שתהליכי טרנספורמציה דיגיטלית ימשיכו להניב יתרון תחרותי בשנים הקרובות, על אחת כמה וכמה נכון הדבר במציאות הנוכחית. ארגונים שיאמצו תרבות אירגונית אג'ילית יובילו ויבלטו. אמצו תפיסה אג'ילית בחוכמה, שלבו אותה עם חינוך לחדשנות וחשיבה מחוץ לקופסא, עודדו בדיקות וניסויים ותהנו מהתוצאות.
ונקודה אחרונה חביבה למחשבה: אתם כבר מכירים ומכירות את הגישה שלנו. לתפיסתנו, יותר מתמיד, מנהיגי/ות מערכות מידע אינם רק מנהיגים טכנולוגים אלא גם מנהיגים עסקיים – ולכן, יש להם תפקיד מפתח (והזדמנות פז) בחינוך לתרבות ארגונית אג'ילית שיוצא אל מחוץ לגבולות המחלקה שלהם. זה בידיים שלכם/ן.
