הבהלה ל – ERP: המעבר לענן, השאיפה לחדשנות, הצורך למהר מבלי להיחפז ועשרה טיפים להטמעה מוצלחת

אם אתם/ן מרגישים שחם  – לא בטוח שזה רק בגלל שהקיץ הגיע.
יכול להיות, שזוהי דווקא התוצאה של משהו אחר לגמרי. ועכשיו, ברצינות: שוק ה ERP הרותח. למעשה, כבר ב – 2020, דוחות גלובליים שונים הראו שכמעט כל ארגון שני תכנן להטמיע, היה בעיצומו של תהליך הטמעה – או במהלכו של שדרוג מערכת ERP קיימת (Technology Evaluation Centers, 2020). ובמספרים? עד שנת 2030 צפוי שוק ה – ERP לגלגל קצת יותר מ- 123.41 מיליארד דולר ( Grand View Research, Bloomberg).

ברמה הגלובלית, התעשיות המרכזיות שמאמצות מערכות ERP חדשניות הן תעשיות הייצור, הבנקאות והפיננסים, הביטוח והטלקום, כשגם בתחומי הרפואה ( עם הרבה השקעה ב- AI ) והחינוך נרשמת תנופה גדולה ו-"בהלה" לשדרג. בשוק הפרטי המצב לא שונה: ע"פ דו"ח של דלוייט מ – 2021, 69 אחוז מהארגונים העידו כי הם האיצו את תהליכי הטרנספורמציה הדיגיטלית שלהם על רקע השינויים שנכפו על העולם כולו בתקופת הקורונה.

הבהלה לענן
אחת הסיבות המרכזיות לעלייה המטאורית בהשקעה של החברות במערכות ERP חדשות ומשודרגות היא המעבר לענן – שנעשה דחוף יותר בעידן של עבודה היברידית, גמישה, מכל מקום, בכל זמן, ממכשירים ופלטפורמות שונות. לראייה, דו"ח של Panorama Consulting Group (2021) הראה כי 53.1 אחוז מהחברות בוחרות ליישם פתרונות ERP בענן. בהקשר זה, שווה לציין את תחום הקמעונאות, שבו מעל 55 אחוז מהחברות כבר מתכננות ליישם אלמנטים היברידיים במערכות שלהם (PR Newswire, 2021). בנוסף, לפי דו"ח של Markets and Markets (2020) – עד שנת 2025 שוק ה-ERP בענן, יגיע לסכום אסטרונומי של מעל 100 מיליארד דולר.

טרנספורמציה דיגיטלית ו – ERP: מ – NICE TO HAVE ל – MUST HAVE
לא נפתיע אם נגיד מה שאמרו כבר לפנינו: הקורונה, שינתה הכל. מה שכן כדאי להוסיף זה שהיא עדין משנה – ולא סיימנו לראות את השפעותיה העתידיות על ארגונים וטכנולוגיות. כמו גל הדף ענק שמגיע בגלים שונים, חלקם מגיעים מוקדם יותר וחלקם מאוחר – היא טרפה את הכלים כולם – והשפיעה בצורה משמעותית על ארגונים וההיערכות שלהם להמשך. מגמות של טרנספורמציה דיגיטלית שהיו בעבר, טרם פרצה המגיפה, בחזקת NICE TO HAVE – הפכו להיות HAVE MUST "בריבוע".

מערכות ERP תמיד היו מפתח מרכזי לניהול של הפעילות התפעולית, הפיננסית והלוגיסטית של החברות השונות. הן אפשרו להן לייעל את תהליכי העבודה ולנהל בקלות משימות שוטפות במחלקות ה – CORE של החברה כגון פיננסים, רכש, מוצר ובילינג. היכולת לנהל את כלל פעילות הארגון במערכת אחת, מאפשרת למנהיגים העסקיים ולעובדים שליטה מקסימלית בנתונים פיננסים, לוגיסטיים ותפעוליים.

מערכות ה – ERP העדכניות מביאות בשורות חדשות: מעבר לנושאים של ענן והיברידיות – שגם אותם חלק מהארגונים טרם השכילו לאמץ – מערכות ה – ERP היום "רגישות יותר" ליוזרים שלהם, כלומר העובדים שלנו. כך מערכות ERP מתקדמות, מאפשרות לחברות השונות לייצר פרסונליזציה למשתמשים שלהם לפי ורטיקלים שונים ( ניהול מותאם למערכי ייצור, שירות, פרוייקטים ) וכן מעודדות שילוב של מודולים מותאמים במיוחד לחברות הפועלות בסגמנטים ספציפיים, כמו נדל"ן, אנרגיה ועוד.

הטמעה של מערכות ERP חדשות על פי מנהיגים טכנולוגיים ועסקיים: 6 סיבות מרכזיות
אם תשאלו את מנהלי הטכנולוגיות בארגונים, קרוב לוודאי שרובם ככולם ינמקו את המעבר למערכות ERP חדשות יותר, מתקדמות יותר, פרסונליות והיברידיות ברצון להשיג את הדברים הבאים:

1. 1. שיפור הביצועים העסקיים של החברה ושליטה טובה יותר בנתונים
   2. שיפור חווית העובד בארגון – והרצון לאפשר עבודה קלה ויעילה יותר לעובדים בארגון
   3. הרצון והצורך לעמוד בסטנדרטים חדשים ורגולציות עדכניות שנכפו על הארגונים בתקופת הקורונה ולאחריה
   4. הרצון לייצר אינטגרציה של מספר מערכות מבוזרות ולנהל את כלל הפעילות הארגונית במערכת אחת
   5. הצורך להחליף את מערכות הLEGACY הישנות, שזמנן עבר ואינן תומכות בעדכונים חדשים או שדרוגים נדרשים
   6. הצורך בהיברידיות – עבודה מהבית, מרחוק, מודלי העסקה שונים, כל אלו מחייבים שימוש במערכות המאפשרות גיוון בצורת העבודה

שווה למהר. פחות שווה להיחפז.

אנחנו, כמו שאתם/ן יודעים/ות חיות את השוק ו-"מרגישות" היטב את המספרים והסטטיסטיקות שראיתם למעלה – לצד המגמות החדשות והסיבות של המנהיגים הטכנולוגיים-עסקיים בארגונים לביצוע השדרוג במערכות ה – ERP  שלהם. כל אלו, אתם יכולים לתאר לעצמכם – מייצרים לא מעט לחץ. ארגונים רבים, פועלים במהירות לנסות ולהדביק את הפער, וליישם צעדים של טרנספורמציה דיגיטלית מואצת – כשרבים מהם מתחילים בהחלפה או שדרוג של מערכת ה – ERP שלהם מתוך הבנה שהחזר ההשקעה במהלך כזה יהיה כנראה המהיר ביותר.

אבל שימו לב: בעוד שלחץ הוא דבר שעשוי להיות במקרים רבים חיובי, לייצר תנועה נכונה ולהניע שינוי – החיפזון, הוא מהשטן. מהלך מהיר מידי, ללא אפיון נכון של צרכים עסקיים, תפעוליים ופיננסים – לצד הבנה של התועלת העסקית ולקיחה בחשבון של ההון האנושי –  עשוי להיות יקר, כואב ומתסכל.

מה כן לעשות
אז מה כן לעשות? במידה ויצאתם למהלך של הטמעתERP  חדש – אנחנו ממליצות לכם/ן לעשות את זה נכון:

א. אפיינו את הצרכים שלכם/ן – מפו את הצרכים העסקיים הקיימים והעתידיים של החברה  בטווח הקצר והארוך תוך לקיחה בחשבון של ההיבטים השונים (פיננסיים, משאבי אנוש, לוגיסטיקה ורכש). בצעו מיפוי של תהליכי העבודה, הקשרים ביניהם, היקפי הפעילות, המשתמשים העיקריים והצרכים המרכזיים שלהם וכמובן למדו את הסביבה הטכנולוגית הקיימת כולל הממשקים בין המערכות. בצעו ראיונות עם הגורמים המרכזיים בחברה, למדו את החומרים הארגוניים ומצאו "תיאורי מקרה" שהסתיימו בהצלחה. סיימו את שלב זה כשבאמתחתכם תכנית עבודה מסודרת.

ב. בחרו ספק בקפדנות רבה – הכינו שאלות ברורות ואחידות שאותן תציגו לכלל הספקים. הגדירו לעצמכם תנאי סף וקריטריונים לבחירה ונסו להתעקש על בחינת "דמו" שיותאם לצרכים הספציפיים שלכם.

ג. הטמיעו בחוכמה – הגענו לשלב קריטי ביותר.
פה החלטנו לפרגן לכם ב – 10 טיפים שיסייעו לכם/ן לצלוח אותו. אז עכשיו אחרי שתכננתם, אפיינתם, בדקתם ובחרתם – איך תצליחו להטמיע בצורה נכונה ולחמוק מהסטטיסטיקה (1 מכל 2 פרוייקטי מערכות מידע נכשל, ידעתם את זה?) :

1. 1. 1. בחרו גורם עסקי מההנהלה הבכירה כ – SPONSOR: הטמעה מוצלחת, ולא בהכרח רק של מערכת ERP חדשה או משודרגת, חייב לכלול בחירה של גורם עסקי מהדרג הניהולי הבכיר, אשר ישמש כ – Sponsor”" של הפרויקט ואשר יהיה מעורב בכל צמתי ההחלטות של הפרויקט.
      2. מנו מנהל פרויקט מטעמכם – מנהל פרויקט מטעם הארגון, פנימי או חיצוני (כן, יכול להיות גם חברה לניהול פרויקטים טכנולוגיים) הוא גורם מרכזי בהצלחה של כל פרויקט הטמעה טכנולוגי. תפקידו המרכזי יהיה לתכלל ולבצע מעקב אחר המשימות של האינטגרטור החיצוני ושל הצוות הפנימי – כאחד.
      3. תכננו היטב ונהלו בקרה – הכל מתחיל בבניית תכנית עבודה מפורטת. בין השאר, דאגו שתוכנית זו תכלול תכולות, לוחות זמנים, משאבים ותקציב. לצד התכנון ובמשך כל שלבי הפרויקט, תהיו חייבים לבצע מעקב ובקרה שוטפים – ובכך לחסוך לא מעט כסף, זמן ותסכול שעלולים להכשיל את הפרויקט.
      4. מנו שגרירים – א.נשים לפני הכל. אנחנו לא אומרות את זה סתם. אחת מהנקודות הקריטיות להשגת תוצאה טובה בפרויקט, היא הגדרת צוות יישומי ושגרירים לאורכו ורוחבו של הארגון. שימו לב כי יש לדאוג לפנות את זמנם של שגרירים אלו, על מנת שיהיו זמינים לפרויקט. זה כולל אגב, מינוי "מחליפים" זמניים לאנשי מפתח אלו.
      5. תשאפו למינימום פיתוח – כלומר, נסו כמה שאפשר להתאים את הארגון למערכת – ולא את המערכת לארגון – ולהמעיט בפיתוחים. השאיפה שלכם/ן צריכה להיות הארגון יתיישר לתהליכים הסטנדרטיים המקובלים במערכת. בצורה כזאת, תוכלו לחוסך בעלויות פיתוח ותחזוקה ולהבטיח לעצמכם/ן שדרוגים חלקים בהמשך.
      6. פשטות – IN, פתרונות מורכבים – OUT. הימנעות מבחירת פתרונות מורכבים ומסובכים לפיתוח והטמעה – תשפר משמעותית את סיכויי ההצלחה של תהליך ההטמעה. כאן תהיו חייבם לסמוך על כך שאתם מכירים מספיק את השוק, שהמחקר שלכם היה מדויק ושהפתרון שבחרתם הוא אכן המתאים ביותר.
      7. טיוב נתונים והסבות – טיוב נכון של הדאטה הקיים הוא תהליך שאסור לדלג עליו. למעשה, עדיף להתייחס אליו כפרויקט בפני עצמו. כבר בתחילת הדרך  יש להגדיר את טיוב הנתונים מהמערכות הקימות כחלק אינטגראלי מהפרויקט על מנת למנוע מידע שגוי או חסר.
      8. תקשורת פנים ארגונית *נכונה* כחלק מניהול שינוי – אתן ואתם חייבים לשים דגש על מה שמעבר לטכנולוגיה: הגדרה או עדכון או ריענון של נהלי העבודה, מיפוי צרכים יסודי של המנהלים העובדים והתאמת דפוסי התקשורת והעבודה בארגון לטכנולוגיה המתקדמת שאתם מבקשים ליישם.
      9. הדרכות. מהתחלה ועד הסוף – שוב אנחנו פוגשים את החשיבות של האנשים ש"מעבר" לטכנולוגיה. עוד דבר שכדאי לעשות ותלוי בא.נשים טובים ומקצועיים בארגון שלכם הוא למנות משתמש מפתח לכל תחום, אשר ישמש כמומחה "מקומי" ויוכל לתת מענה ראשוני למשתמשי הקצה, במידה ואלו יתקלו בבעיה.
      10. ליווי מקצועי לאחר העלייה לאוויר – קחו בחשבון שגם אחרי העלייה לאוויר העבודה לא הסתיימה. לכן, תצטרכו לשקול שימוש בצוות מקצועי שיוכל לתת לכם מענה לפחות במשך מספר חודשים ספורים לאחר ההטמעה. בנוסף קחו בחשבון את הנקודות הקריטיות בביזנס ואבני דרך משמעותיות, כגון סוף רבעון וסוף שנה.

לסיום, שוק ה – ERP רותח. אבל תזכרו שמה שרותח, גם עלול לעשות כוויה 😊
הבנה טובה יותר של המגמות העולמיות, לצד היכרות עם המגמות שמאפיינות את סגמנט הפעילות שלכם  ותוך לקיחה בחשבון של היכולות החדשות של מערכות ה – ERP החדשניות והצרכים הטכנולוגיים-עסקיים-תפעוליים החדשים, תאפשר לכם/ן לקבל תמונה מלאה יותר באשר לפתרון הנכון עבורכם. לצד ההיקפים חסרי התקדים שמושקעים בטרנספורמציה דיגיטלית בכלל ובשוק ה-  ERP בפרט – וההבנה שעליכם לנהל את השינוי הטכנולוגי והארגוני כדי לעמוד בקצב – נסו להימנע מפעולות חפוזות. היו שקולים, ואם צריך, בקשו סיוע – ותקבלו עזרה. אנחנו, בכל מקרה, כאן.