שנת 2022 מתקרבת לסיומה. עוד שנה שבה ארגונים רבים ביצעו ועדין מבצעים מהלכים של דיגיטליזציה מואצת אשר נועדה לתת מענה לדרישות המשתנות של מנהלים ומנהלות, עובדים ולקוחות. גם השנה, נוכחנו לראות מקרוב, בפרויקטים שונים, כיצד המהלכים האלו משליכים ישירות על חווית העובד, חווית הלקוח והתרבות הפנים ארגונית.
סביבת עבודה דיגיטלית: תנאי למימוש הערך של תהליכי הטרנספורמציה הדיגיטלית שלכם/ן
קרן שלו, מנהלת תחום Digital Workplaceב – IT Solutions אומרת לנו: "היום, אנחנו בהחלט יכולות לומר שהיכולת של ארגונים להשתלב במהפכת פתרונות סביבת עבודה דיגיטלית במהירות, היא שמבדילה בין חברות שמממשות את הערך שלהן מטרנספורמציה דיגיטלית – לבין כאלו שלא. כדי שהשינוי הדיגיטלי יצלח, תהליך ההטמעה שלו צריך להיות פשוט ועל הפתרונות הדיגיטליים לתת ערך אמיתי לארגון – ובעיקר לעובדיו. הערכים המיידיים מתבטאים, בין היתר בשיפור משמעותי בחוויית עובד ומכאן בפרודוקטיביות שלו, בקיצור וייעול תהליכי עבודה פנים ארגוניים ובשיפור יכולת ניהול משאבי הידע של הארגון".
הצלחה של טרנספורמציה דיגיטלית פנים ארגונית – 5 מרכיבים עיקריים
כשאנחנו מסתכלים על התקופה האחרונה ומתוך ניסיון עם לא מעט פרוייקטים שהתרחשו ומתרחשים בימים אלו, אנחנו יכולים לומר שהצלחת טרנספורמציה דיגיטלית פנים ארגונית ובניית סביבת עבודה דיגיטלית בארגון, תלויה ב – 5 מרכיבים עיקריים:
- מחוייבות של דרג ההנהלה לתהליך – כל שינוי מתחיל מלמעלה.
- חיבור תמידי לצורך ויצירת ערך – לארגון ולעובדים כאחד.
- התאמת התשתית – היכולות הנחוצות לטרנספורמציה דיגיטלית
- הבנה שמדובר בתהליך on going – מענה מתמיד לצרכים העולים מהשטח.
- Owner ארגוני לתהליכים, כחלק מכלל תהליכי ניהול הידע בארגון
נכנסים לעומק עתיד סביבת העבודה הדיגיטלית – הדגשים של חברת Workgrid
מומחי חברת Workgrid, אחת החברות המרשימות בחזון וביישום של סביבת עבודה אינטגרטיבית – מציעים לנו הצצה לעתיד של סביבת העבודה שלנו. במאמר חשוב, מציעה החברה מבט עומק על נושא ה-"חיכוך הדיגיטלי", תופעה משמעותית מאוד בארגונים שבהם סביבת העבודה הדיגיטלית לקוייה – ויש כאלה לא מעט. בסיוע של ליאור שפיגלר, מנהל פרויקטים בכיר ב – IT Solutions ויועץ בתחום סביבת העבודה הדיגיטלית, בחרנו להביא לכם/ן פה את עיקרי הדברים: מהו החיכוך הדיגיטלי, מה גורם לו וכמובן – איך כדאי להתמודד איתו.
בין מגיפה משבשת, הטמעה חפוזה והסתגלות לא מושלמת
דיברנו כבר לא מעט על הקשר בין שלוש שנות מגיפה ששיבשה את חיינו – אך גם הביאה עימה האצה מהירה של קליטת טכנולוגיות לסביבת העבודה שלנו. יחד עם זאת, היום כבר אפשר לראות שארגונים רבים, הסתגלו לשינויים רק בצורה חלקית. אבל זה לא מפתיע: טיבה של הטמעה חפוזה הוא להיות "לא מושלמת". לכן, העובדים והעובדות בארגונים, עדין נאבקים כדי למצוא שיווי משקל בין בית ועבודה – קל וחומר, בין אפליקציות ומערכות מידע חדשות.
למעשה, הרשת מלאה במחקרים וסקרים שממחישים את חוסר שביעות הרצון של עובדים מסביבת העבודה הדיגיטלית שלהם. ב – Freshworks למשל, דיווחו ש- 48% מהמשתתפים בסקר שלהם טוענים שהם מרגישים סטרס עקב סביבת עבודה דיגיטלית לקויה.
הביטוי המוחשי ללחץ הזה של העובדים ומנהליהם, פוגש את הארגונים בשורה התחתונה של הדו"חות הכספיים: הנתונים מסקר שנערך מראים ש- 91% מהעובדים מדווחים על תסכול מהתוכנות שהם עושים בהן שימוש בעבודה. בנוסף, 57% מהם מאשימים את התוכנות שלהם בירידה בפרודוקטיביות שלהם. זאת נורת אזהרה מהבהבת וגדולה: האם אנחנו יכולים לקבל באדישות מצב שבו רוב משמעותי של העובדים שלנו מתוסכל ממה שקורה במסך המחשב שלו, ויותר מחצי מהעובדים מחמיצים את הפוטנציאל האישי שלהם? בוודאי שלא. הרי ברור שהצלחת הארגון מגיעה מאנשיו ומכאן, שהיא טמונה, יותר מתמיד, באפקטיביות של סביבת העבודה הדיגיטלית שלו.
חיכוך דיגיטלי – Digital Friction: מאמץ לא נחוץ עם מחיר יקר
"חיכוך דיגיטלי" מוגדר כמאמץ הלא נחוץ שעובדים צריכים להשקיע כדי לעשות שימוש בטכנולוגיה. ההמשגה החדשה-ישנה מסייעת לנו לתפוס את האתגר הדיגיטלי בצורה ריאלית: מצד אחד, ללא חיכוך אין העברה של אנרגיה כלל. מצד שני, עודף בחיכוך פשוט "תוקע" את גלגלי הארגון.
זווית הראיה של "המספרים הקטנים" היא אחת ההטיות הבולטות וההרסניות לארגונים בדיגיטל. בואו נראה, בכמה דוגמאות נקודתיות, כיצד היא מתבטאת:
- הכנסת שם+סיסמה מחדש עשרות פעמים ביום, למערכות שאינן מחוברות ב Single Sign On.
- תהליכים מורכבים מדי, הדורשים מעל 10 "קליקים" כדי לבצע פעולה פשוטה כמו אישור דו"חות מובנים.
- מעבר בין הקשרים כאשר עובדים מבזבזים זמן כדי לעשות שימוש או לייבא מידע ממערכת אחת לאחרת. המעבר הזה פוגע בריכוז ומעודד טעויות.
- חווית עובד מורכבת מדי שבה העובדים נאלצים לנווט בין מספר מערכות בעלות חווית עובד שונה.
רוצים דוגמא מוחשית יותר, הנה:
נניח שהעובד הסטנדרטי בארגון שלנו נכנס למערכת מידע 4 פעמים ביום (20 שניות סה"כ), נאבק בתהליכים מורכבים מדי 10 פעמים ביום (3 דקות סה"כ), מתבלבל כשהוא עובר בין הקשרים ונדרש להתחיל שוב עקב טעות (10 דקות) ולסיום מתקשר לתמיכה מכיון שהוא התבלבל מהממשקים החדשים (3 דקות). עבור עובד אחד ספרנו בתהליכים האלה זמן של 16 דקות ו-20 שניות. כעת, הכפילו את הזמן הזה במספר עובדי הידע בארגונכם!
הגורמים העיקריים ל – "חיכוך הדיגיטלי": עומס יתר, היצף מידע ורעש דיגיטלי
- עומס יתר של אפליקציות
התפוצצות האפליקציות המתרחשת סביבנו, עובדים יכולים לעבור עד 1,200 פעמים ביום בין הקשרים, או בין מערכת למערכת. בשילוב של "מחסני מידע" ותהליכים מורכבים, החוויה של הצוותים שלנו גרועה והם מתקשים לעשות את עבודתם. - היצף מידע
שטף של נתונים ומידע שמעמיס על העובדים, לצד עשרות שיחות ו"שרשורים" באפליקציות מרובות. - רעש דיגיטלי
תשומת הלב שלנו מופצצת בהתראות, "פושים", @איזכורים, משימות וכו' – ויש גבול ליכולת שלנו לעבד את כל הגירויים הלא-מתועדפים הללו. לאחר זמן מה, זה נהיה "רעש", וכידוע רעש מפריע לריכוז וברמות חריגות פוגע בבריאות.
מיותר להזכיר, אבל נזכיר בכל זאת – שהשילוב של הגורמים הללו משפיע על הפרודוקטיביות של הארגון והורס את חווית העובד. אנשים, מספרים, זמן וכסף… כבר אמרנו?
הפתרון המוצע: תשומת לב מונחית – Guided Attention
אז מה מציעים ב – Workgrid? הפיכה של החוויה הדיגיטלית לפשוטה ביותר ע"י שיכוך החיכוך הדיגיטלי. כיצד? הטכנולוגיה שלהם מתכללת מערכות מידע ליבתיות, ולוקחת מהן את המידע הנחוץ לעובד למשימתו, בלבד. הטכנולוגיה מאפשרת התאמה אישית של התראות (נוטיפיקציות) ומידע לעיתוי שבו יש לטפל בהם, שולחת "תזכורות" לפעולות קריטיות ומפשטת תהליכים וזרימות עבודה מורכבים.
שימו לב, במאמר שלנו אין המלצה כזאת או אחרת לשימוש במערכת. בנוסף, כיועצים ומנהלי/ת פרוייקטים מנוסים, לא איבדנו את החשדנות הטיפוסית שלנו כלפי "מאמרי מכירות". יחד עם זאת, אפשר לציין ש – Workgrid אכן הצליחה להראות הצלחות רבות בתחום של אינטגרציית מערכות לסביבת עבודה, וחזתה את העתיד מספר פעמים בעבר. חשוב גם לסייג ולומר, שבכל הקשור לקהל הישראלי, יש עוד דרך לעבור בייחוד בהתאמה של התכלול למערכות מידע דוברות עברית, לצד הצורך להקים מערך הטמעה אפקטיבי.
בינתיים, גם העלאת המודעות היא כלי חשוב להתמודדות על התופעה. בכל מקרה, חשוב גם להזכיר, שהפתרון השלם אינו נמצא במערכת כזאת או אחרת אלא גם בתהליכים. בשביל זה, למשל, אנחנו כאן.
סוף דבר: ההמלצות שלנו אליכם/ן
לסיום, הבנו שסביבת עבודה דיגיטלית יעילה, היא אחת מהיתדות של היכולת של הארגון שלנו "להנות" מתהליכי הטרנספורמציה הדיגיטלית שהוא עובר. ההשקעה המרובה, הן בהון כספי והן בהון אנושי, שם בפני מנהלים ומנהלות את החובה להתייחס לצורך של הטמעת תהליכי "סביבת עבודה דיגיטלית" נכונים וברורים ליישום. כמו כן, עלינו, המנהלים, מוטלת החובה להכיר את הקשיים והמכשולים שעומדים בין הטכנולוגיות החדשות לעובדים שלנו, שביעות רצונם, איכות חייהם והפרודוקטיביות שלהם.
אז מה אנחנו מבקשים שתקחו מפה?
- הכירו, ביניכם ובין עצמכם – וביניכם ובין גורמים בכירים נוספים בארגון בהמשגה של "חיכוך דיגיטלי" כתופעה הרסנית עבור האנשים והארגון.
- קחו אחריות והתחילו לחשוב על תוכניות פעולה לשיכוך החיכוך ע"י הקטנת הגורמים שתורמים לו.
- הניחו כבר מחר את התשתית המתאימה להפחת החיכוך הדיגיטלי ע"י טיפול משולב בתרבות ארגונית, תהליכים (וניהולם), תוכן (על סוגיו) ותשתית טכנולוגית
בהצלחה!
*המאמר נכתב בשיתוף קרן שלו, מנהלת תחום Digital Workplace ב – IT Solutions וליאור שפיגלר, מנהל פרוייקט בכיר ויועץ בתחום סביבת העבודה הדיגיטלית
