*** לקוחות IT Solutions? אנחנו מזמינות אתכם/ן לוובינר העשרה סגור ללקוחותינו בלבד בנושא: "אוטומציות בעולם הרובוטים (RPA): בואו לגלות כיצד תהליכים רובוטיים ואוטומציות יכולים לעזור לארגון שלכם/ן לשפר פרודוקטיביות, להגדיל רווחים ולעשות את העובדים/ות והלקוחות מרוצים יותר". הוובינר יערל ב – TEAMS, בתאריך ה – 22.3, יום רביעי, בין השעות 11 ל – 12 בבוקר ויועבר ע"י אורית הרוש, ממייסדות התחום בארץ, ומנהלת תחום אוטומציה ו – RPA ב – IT Solutions. לפרטים נוספים והרשמה >>> לחצו כאן ***
המספרים לא משקרים: RPA הוא GAME CHANGER
טכנולוגית ה – RPA) Robotic Process Automation) ובעברית – תהליכי אוטומציה באמצעות רובוטים – הינה אחת מהטכנולוגיות העולות בקרב המנהיגים/ות הטכנולוגיים והעסקיים בשנים האחרונות. לפי גרטנר, בשנת 2022 הושקעו בשוק הבינלאומי כ- 2.9 מיליארד דולר בטכנולוגיות ה- RPA, שווה לעליה של כמעט 20 אחוז לעומת 2021. עוד לפי גרטנר, ב- 2023, תגיע ההשקעה המנהיגות הטכנולוגית-עסקית לכמעט 3.4 מיליארד דולר – עליה של כמעט 18 אחוז נוספים. נתונים האלה, כדי להוסיף נתון ממחקר נוסף (“Automation Anywhere”) שלפיו כ- 98 אחוז ממנהיגי ה-IT, רואים את השימוש באוטומציות רובוטיות כמהותי ביותר ליצירת תועלות ויתרונות עסקיים והנעת הצמיחה בעקבותיהם.
לפי סקר אחר, של "דלוייט" העולמית, גם המנהיגים הפיננסים (CFO) בארגונים כבר מבינים היטב את המשמעות וההזדמנויות שבהטמעת תהליכי ה -RPA, כאשר כ – 80 אחוז מהם מייצגים ארגונים שנמצאים בעיצומה של הטמעת מערכות כאלו או מתכננים של הטמעה שלהן. בנוסף, 78 אחוז מאלו שכבר השקיעו בטכנולוגיות ה – RPA כנראה גילו משהו שעושה להם חשק לעוד – ואומרים שהם מתכוונים להעלות באופן משמעותי את ההשקעה בטכנולוגיות האלו בשנים הבאות. ומה לגבי ההתאמה של הציפיות למציאות: 61 אחוז מהמשתתפים ציינו גם שההשקעה ב – RPA במטרה להוריד הוצאות – אכן עמדה בציפיות ובמקרים מסוימים אף עברה אותן.
עוד נתון ששווה לציין, נוגע לשימושים של הרובוטים, והמטרות מנהיגים מבקשים להשיג איתם: מחקר אחר, של חברת NICE, שופך אור על העניין הזה ומראה ש -38% מהמנהלים ציינו את נושא ה- COMPLIANCE ככזה שתהליכי RPA סייעו לו בצורה המשמעותית ביותר. אחריו, כ- 27 אחוז ציינו את השיפור בפרודוקטיביות ובתוצאות כאלמנט עסקי חזק נוסף שמושפע מהשימוש ברובוטים.
המנהיגות הטכנולוגית-עסקית, הארגונית והפיננסית מאוהבות. מדוע?
אז מה יש בה, בטכנולוגית ה-RPA שמייצר מעורבות ועניין רבים כל כך בקרב שדרת הניהול כולה – החל מהמנהיגות הטכנולוגית והעסקית, דרך זאת הארגונית ועד הפיננסית?
כאן, אפשר לציין כמה סיבות מרכזיות:
- הטכנולוגיה הזאת שווה פחות טעויות – א.נשים עושים טעויות, אנחנו מבינים זאת היטב – בטח כאשר הם/ן עושים הרבה מאוד פעולות חזרתיות ו"משעממות". האוטומציה הרובוטית, לעומת זאת, עושה מה שאומרים לה ומכאן שכמות הטעויות שלה אפסית – אם היא נתקלת בסיטואציה שלא הוגדרה, היא פשוט תעצור.
- יותר אג'יליות ויותר דינאמיות – ה- RPA מאפשר לארגונים להיות אג'יליים יותר ולשנות דברים ותהליכים בצורה מהירה ודינאמית בהתאם לצרכים. בנוסף, לא כל רובוט צריך להשאר עם הארגון לנצח. יכולים להיות גם תהליכים רובוטיים שיחפו על או יתנו פתרונות זמניים ומהירים מאוד בפרוייקטי פיתוח גדולים או בשינויים ארגוניים כאלה ואחרים. הטמעה נכונה מאפשרת גם שינוי מהיר מאוד בהתאם לצרכים ותהליך אדפטציה מהיר – בטח לעומת תהליך למידה של עובד אנושי – מה שחוסך כמובן זמן וכסף.
- יעילות ארגונית גבוהה יותר – הרובוטים עובדים מהר יותר מאנשים. זאת עובדה. גם אין להם צורך לנוח או לקחת ימי מחלה. בנוסף, בהנחה שההטמעה של הרובוט והאוטומציה נעשות בצורה טובה ונכונה, הרובוטים יוכלו לעשות את זה גם מהר יותר – וגם בעלות נמוכה יותר.
- שימוש נבון ונכון יותר ביכולות של בני ובנות אדם – כן! באמצעות RPA תוכלו לעשות עם האנשים שלכם יותר. איך? על ידי כך שתפנו אותם למשימות מתאימות יותר ובעלות ערך משמעותי יותר. משימות שיפעילו וישתמשו יותר ב"מוח האנושי". פה, תמצאו שיפור בשלושה אלמנטים שונים: שיפור בצמיחה עסקית וגם בrevenue, לצד שיפור בחוויית הלקוח וכמובן גם בחוויית העובד.
- חווית לקוח משופרת – לקוחות רוצים תשובות חדות, פשוטות ומהירות. בחלק מהמקרים, את זה, רובוטים – יכולים לתת טוב יותר מבני ובנות אדם. ע"י רובוטים, ניתן למכן תהליכי מוקדים רבים ולהחליפם במענה רובוטי, כך שהלקוחות יקבלו מענה תוך שניות ספורות מהרגע שהם פותחים פנייה. כך, המידע יכול "להישלף" בצורה מהירה יותר, עם גישה מהירה יותר לדאטה – בטח לעומת הצירוף המעייף שאנו נתקלים בו לא מעט: "בבקשה תמתין כמה דקות בזמן שאני בודק".
- מעורבות עובדים גבוהה יותר – בואו נודה על האמת: עובדים ועובדות רבים/ות דיי "סובלים" מכך שהם נאלצים/ות לעשות עבודות שחורות וחזרתיות. הכנסה של רובוטים, כאמור, תעשה את העבודה הספציפית טוב יותר מהם – אך גם תוכל להעביר אותם למשימות בעלות ערך גבוה יותר. והתוצאה? עובדים מרוצים יותר ופרודוקטיביים יותר וטובים יותר בעבודה שלהם – כי הם פשוט נהנים יותר לעשות אותה.
- סטנדרטיזציה של תהליכים ארגוניים – עוד עובדה ארגונית ידועה, היא שגם שכבר ישנם תהליכי עבודה מסודרים, לא תמיד ניתן לעקוב אחרי קיום מלא של הנהלים ובטח שלא ניתן לפקח על עובדים – ממקומות שונים, מחלקות שונות וזירות שונות – ולוודא שהם עובדים בהתאם לנהלים. בתהליכי ה- RPA, אין כזה דבר – מהסיבה הפשוטה שהרובוט יודע לעבוד בצורה אחודה, מסודרת, עקבית. ורק בה. כך, שאם אתם נתונים לרגולציה, עוברים תהליכי SOX וכד' – הרובוט יוכל לחסוך לכם ולעובדים/ות שלכם ימים ושעות בתיעוד ומעקב אחרי הדברים הרלוונטיים לביקורת.
הטמעה של RPA: הטעויות שאסור לעשות?
אז ראינו ש- RPA הוא להיט – וברור לנו גם למה. והאמת? גם ההטמעה, אם היא נעשית על ידי מומחים, תוך הבנת האסטרטגיה העסקית, היא קלה ופשוטה. ובכל זאת – לא מעט ארגונים, עושים לא מעט טעויות.
אז עכשיו, זה זמן טוב להבין מהן טעויות המרכזיות שמהן צריך להיזהר. בואו נראה.
- אין אסטרטגיה – אין הצלחה
חשוב להבין כבר מן ההתחלה: כמו בכל פרויקט, בטח ובטח בפרויקט של הטמעת מערכת טכנולוגית – אם לא תגדירו אסטרטגיה ברורה – כנראה שלא תגיעו שבעי רצון לקו הסיום. יותר מזה, תפסידו זמן וכסף. בעוד שמנכ"ל אחד ירצה לחסוך שעות עבודה – מנכ"ל אחר ירצה לתת שירות מהיר יותר ללקוחות וכולם רוצים לקבל מענה. לכן חשוב להגדיר את האסטרטגיה מראש, כדי שהתהליכים שנבחר ליישום ב-RPA יקלעו למטרה וכולם יהיו מרוצים. - שינוי מייצר התנגדות – בטח כשהטכנולוגיה נתפסת כמי שיכולה "להחליף אותך"
להתחיל תהליך של הטמעת רובוטים, מבלי לשקף לעובדים שלכם/ן בצורה כנה מהן המשמעויות ולהסביר להם/ן שהרובוטים פה כדי לסייע להם/ ולא כדי להחליף אותם/ן – זאת טעות משמעותית. עובדים ועובדות תמיד יחששו מהרובוט הבא שיחליף אותם, בטח בעידן שבו בכל חודש ישנה בשורה חדשה בתחום. חוסר שקיפות והסברים לקויים יביאו את העובדים האלו להתנגד עוד יותר להכנסת תהליכים חדשים. לכן, יש לשקף לעובדים/ות שהרובוטים כאן לא כדי להחליף אותם/ן – אלא כדי לסייע להם/ן. עוד חשוב להדגיש לעובדים, שבתהליכים שדורשים אסטרטגיה, יצירתיות וקבלת החלטות אתם עדין צריכים אותם/ן. יותר מזה: שווה להסביר לעובדים שהרובוטים יסייעו להם דווקא "לגדול" מקצועית ואישית ולעסוק בעבודות משמעותיות, מתגמלות וחשובות יותר. שימו לב! התרבות הארגונית היא פקטור שאסור בשום אופן להתעלם ממנו טרם הטמעת הרובוטים. בעוד שארגונים מסוימים פתוחים לשינוי מהיר, ישנם ארגונים שבהם המנטליות הארגונית וזאת של ההון האנושי, דורשים הכנה והשקעה גדולה יותר. - הכנסת תהליכי RPA ואוטומציה לארגון ללא מעורבות של מחלקת משאבי אנוש
בהמשך לסעיף הקודם, מחלקה שחשוב שתהיה "בתוך הלופ" של הכנסת רובוטים ושימוש בהם/ן – היא מחלקת משאבי האנוש. הכנסה של רובוטים ואוטומציות לא משפיעה רק על האנשים בארגון, אלא גם על הפונקציות שהם ממלאים ועבודתם היומיומית. לכן, בכל תהליך כזה, יש לקחת בחשבון גם מעורבות של משאבי אנוש בנוגע לסיטואציה החדשה שהארגון נכנס אליה. - רוצים להיכשל? דלגו על מחלקת מערכות מידע שלכם/ן
אני משוחדת, אבל בכל זאת, שווה לומר זאת שוב: מנהל/ת מערכות המידע, CIO, הוא/היא היום אחת הדמויות המשמעותיות והבכירות ביותר בארגון. לכן, מעבר לעובדה שתהליך RPA הוא תהליך טכנולוגי מתקדם לכל דבר ועניין – הוא חייב לכלול מעורבות של מחלקת מערכות המידע. אחת הטעויות שאותרו, נובעת מהעובדה שבארגונים מסוימים התהליך הזה לעיתים נשמע מאוד קל ופשוט ונדמה שניתן לעשות אותו באופן "מקומי". אלא כמו שכבר הבהרתי, עדין מדובר בתהליך שמצריך מעורבות טכנולוגית, גם אם לא רבה מדי. גם פה, תהליך הבחירה וההטמעה חייב לכלול את אנשי ה – IT כדי לבחור את הכלי הנכון, לתכנן את הארכיטקטורה המתאימה וכמובן להתייחס לשיקולי אבטחה ואבטחת מידע. כמו בכל פרויקט טכנולוגי, התהליך הנכון יכלול שיתוף פעולה של המחלקה הייעודית עם מחלקת ה – IT. - הגדרת תפקידים וחלוקת אחריות מסודרת: גם רובוטים צריכים "פיקוח"
אחת הטעויות שנעשות לאחר הטמעה של RPA, היא "שחרור" מלא וכמעט מוחלט של הרובוטים, תוך תפיסה שלא צריך לפקח עליהם – הם הרי כבר יעשו את העבודה. ובכן – לא כך הדבר. בשביל "פיקוח" אנחנו עדין צריכים אנשים – וטוב שכך. רובוטים אכן נמצאים איתנו על מנת לייצר אוטומציות ולחסוך לנו זמן וכאב ראש – אבל תהליך הפיקוח חייב להישאר בידינו. לכן, כמו בכל פרויקט טכנולוגי חשוב להגדיר בעלי תפקידים ספציפיים לטובת מעקב אחר הביצועים של הרובוטים ולהצביע על בעיות שצצות ואפשרויות לשיפור. שימו לב, אין המדובר באדם שיושב ליד הרובוט כל היום ובודק אותו, אך בהחלט מי שיודע לבצע בקרה בהתאם לנוהל ולהתריע כאשר ישנם פערים שמצריכים התאמות ועדכונים. - התמכרות לטכנולוגיה ספציפית היא פספוס
בארגונים מתרחשים תהליכים ארגוניים ועסקיים שונים ומגוונים. לכן, יש לקחת בחשבון שהטמעה מוצלחת של רובוט או העובדה שהוא מתאים לתהליכים העסקיים ולמטרות של מחלקה אחת – לא אומרת בהכרח שאותו רובוט מתאים למחלקה אחרת. לכן, נתחו כל צורך שעולה בצורה פרטנית, תוך הסתכלות מגוונת על השילוב של הטכנולוגיה והאנשים של אותה מחלקה והמטרות שנרצה להשיג בה באמצעות האוטומציה.
- הרובוטים כאן כדי להישאר – אבל הם אינם כל יכולים
הסטטיסטיקות שהצבעתי עליהן בתחילת המאמר לצד התהליכים שאני רואה בעצמי אצל לקוחותינו אכן מראות ש- RPA ואוטומציות הולכים ותופסים יותר ויותר נפח בארגונים וממצבים עצמם כאחת ההשקעות העסקיות המניבות ביותר לטווח הקצר והארוך. ויחד עם זאת – אוטומציות אינן כל יכולות: הן לא יועדו להתגבר על תהליכים אסטרטגיים לא נכונים, על תהליכי הטמעה שמבוצעים בצורה לא מקצועית ועל שגיאות תשתיתיות. אוטומציות לא נועדו להנציח תהליכים איטיים ומיושנים, ואני ממליצה לא להתפתות לזה. - "דע את עצמך" – "דע כיצד למדוד"
איך נדע אם תהליך יעיל, אם נמדוד אותו לא נכון? הבעיה הזאת קיימת בתחומים, ז'אנרים וסגמנטים רבים – והיא נכונה גם בכל הנוגע לשימוש ברובוטים. לכן, חשוב מאוד להגדיר מדדים נכונים שלוקחים בחשבון לא רק את העובדה שרובוט "עושה מה שהוא צריך ללא טעויות" – אלא גם לייצר מדדים שיאפשרו לנו למדוד את ההשפעה של התהליך על ביצועי המחלקה והארגון כולו וכן, גם על הלקוחות שלנו. יש להגדיר מראש KPIs ברורים וכמותיים, על מנת לעקוב ולמדוד בצורה נכונה את ההשקעה וליישם הבנה זאת בהמשך.
סוף דבר – והזמנה לוובינר
אז כן, RPA הוא כבר מזמן לא BUZZWARD, אלא תהליך אמיתי, מניב, חסכוני, אסטרטגי, וכזה שמשפיע על ארגונים, מייעל אותם ומסוגל גם להעצים את העובדים שלהם וגם לגרום ללקוחות שלהם להיות הרבה יותר מרוצים. לא פחות! אבל, יש לזכור שבסופו של דבר, זהו תהליך טכנולוגי לכל דבר. לכן יש להיערך אליו, לתכנן אותו היטב, לפעול לפי תוכנית סדורה וכן – גם להיעזר במומחים טכנולוגיים, בהתאם לצורך, על מנת לייצר את הפתרון הטוב ביותר וכדי שלא תמצאו עצמכם עם עשרות רובוטים שנתמחים ע"י לא מעט בני אדם. העתיד כבר כאן! מדובר בטכנולוגיה שהופכת את היוצרות, נגישה לכל, ויכולה לייצר יתרונות חדשים עבור כל ארגון, בכל גודל ובכל סגמנט.
*** כותבת המאמר היא אורית הרוש, מנהלת תחום RPA ב – IT Solutions
קראתם ובא לכם/ן לדעת עוד? אתם לקוחות שלנו? אנחנו מזמינות אתכם/ן לוובינר העשרה סגור ללקוחות בלבד תחת הכותרת: "אוטומציות בעולם הרובוטים (RPA): בואו לגלות כיצד תהליכים רובוטיים ואוטומציות יכולים לעזור לארגון שלכם/ן לשפר פרודוקטיביות, להגדיל רווחים ולעשות את העובדים/ות והלקוחות מרוצים יותר" | לפרטים נוספים והרשמה >>> לחצו כאן
בהצלחה!
