CIO as a Service – איך זה עובד, מה מקבלים, כיצד הוא תורם לחברה בימי מלחמה ומהם היתרונות המרכזיים של מנמ"ר בשירות חיצוני

הטכנולוגיה זזה מהר – את זה כולנו יודעים ויודעות. בכל יום צצים צרכים חדשים בכל שדרות הארגון (שירות, תפעול, מכירה, פיננסי ועוד), שרובם – אם לא כולם – "דוחפים" ארגונים ליישם פתרונות טכנולוגיים חדשים ומתאימים יותר. ואולם, השינויים האלה אינם מתרחשים כ"זבנג וגמרנו", אלא מצריכים בחינה תמידית של הכלים הטכנולוגיים שעומדים לרשות הארגון אל מול הצרכים של הלקוחות שלו, העובדים שלו והתחרות שמחכה לו בחוץ.

בתוך הנוף העסקי הזה, תפקיד ה-CIO הופך להיות בולט עוד יותר. למעשה, אפשר לומר בביטחון מלא את המילים הבאות: אי אפשר בלעדיו. בעולם העסקי של היום, כשהמילה טכנולוגיה הופכת אט-אט למילה נרדפת ל-"ביזנס" – התפקיד המרכזי של ה-CIO הוא לבנות אסטרטגית טכנולוגיה שתהלום את המטרות העסקיות והיעדים העסקיים של החברה. זאת כמובן, מעבר לתפקיד שמנמ"רים/ות רבים כבר מכירים – כמו פיקוח על העבודה השוטפת של מערכות טכנולוגיות קיימות, הכשרת משתמשים, תמיכה וכדומה. תפקיד המנמ"ר היום, איך נאמר, הוא כבר "סרט אחר". סרט שבו הוא/היא הכוכב/ת הראשי/ת.

שינויים המצריכים התנהלות שונה במשרת המנמ"ר

תקופות קריטיות המחייבות שינויים במצבת כוח האדם בחברה, מעלות את הצורך במציאת פתרונות אחרים לתפקיד ה-CIO הקלאסי, שמהווה משרה מלאה. מלחמת "חרבות ברזל", למשל, עלולה לגרום להיעדרות ארוכה של המנמ"ר/ית עקב שירות מילואים או מסיבה אחרת, ומחייבת את החברה למצוא פתרון זמני שיבטיח את המשך הפעילות העסקית התקינה שלה, בלי להעסיק עובד נוסף במשרה מלאה.

בחלק מהארגונים המלחמה העלתה את הצורך לגייס CIO – תפקיד שלא היה להם צורך בו בעבר, והם נדרשים למצוא במהירות כוח אדם מקצועי, ייתכן שבאופן זמני ולא בהיקף של משרה מלאה.
אבל לא רק בזמן מלחמה: יש ארגונים שמרגישים שאין להם צורך באיוש תפקיד מנמ"ר בהיקף של משרה מלאה. אז מה עושים? איך עונים על הצורך הכל כך קריטי במנמ"ר/ית בלי להרגיש שאנחנו "מוציאים" מעבר למה שצריך? כיצד מתמודדים עם הדילמה שלפיה מצד אחד זה MUST – ומצד שני זה TOO MUCH? כאן נכנס פתרון שהולך וצובר תאוצה השנים האחרונות – CIO as a Service, או בקצרה: CIOaaS.

CIO as a Service כסוג של קסם: מענה שלם, ב"משרה חלקית"

CIO as a Service הוא בעצם סוג של "יועץ" חיצוני אשר מעניק את שירותיו לחברה על פי דרישה (בנק שעות, אחוז משרה מוסכם מראש וכדומה). מלבד היתרון הברור של חיסכון בעלויות, לבחירה ב-CIO as a Service יש עוד מספר תועלות משמעותיות שמיד ניגע בהן. ברמה העקרונית, יכול ה-CIO "החיצוני" לתרום מאוד מעצם יכולתו להסתכל על הדברים "ממבט על" (דבר מורכב יותר למי ש"חי" בחברה) ולתת מענה לצרכים כלל-מחלקתיים מנקודת מבט נייטרלית. בנוסף, הוא לא מושפע ממאבקי כוחות פנימיים ויכול להציע פתרונות אובייקטיביים שמשרתים אך ורק את החברה – מבלי להיכנס לחילוקי דיעות או מתחים בין המחלקות השונות ובשדרות הניהול הבכירות.

למעשה, ניתן לומר שבעוד שברמה "הרגשית" הוא לחלוטין חלק מהארגון, הוא משמש גם כ-TRUSTED ADVISOR לכל דבר ועניין: סמכותי, מקצועי ונטול שיקולים זרים או סובייקטיבים.

אז מה זה CIO as a Service?

CIO as a Service הוא שירות שמציע חלופה הולמת לחברות שמעוניינות ליהנות מכל הטוב שיש ל-CIO להציע, אך לא רוצות להחזיק CIO in House במשרה מלאה. חברה שבוחרת באפשרות זו למעשה שוכרת את שירותיו של יועץ חיצוני בכיר שמומחה בתחום ה-IT – עצמאי, או מטעם חברה מייעצת המתמחה בשירותים כאלה (גילוי נאות: ITS היא חברה כזאת). אבל איך זה עובד?

ראשית, ה-CIO החיצוני לומד את הפעילות העסקית הייחודית של החברה, את המטרות וסדרי העדיפויות שלה, את האתגרים העומדים בפניה ואת תוכניות הצמיחה שלה. ה-CIO החיצוני גם בוחן את המערכות והכלים הטכנולוגיים שנמצאים בשימוש החברה, את הצרכים שטרם ניתן להם מענה ואת הדחיפות שלהם. בהתבסס על כל זה, הוא בונה עבור החברה אסטרטגיית טכנולוגיה המותאמת לצרכיה. בנוסף, נדרש ה- CIOaaS למשימות נוספות כמו ניהול הקשר עם הספקים הטכנולוגיים, מעבר על חוזים, בחינת עלויות, הדרכת העובדים וכן ייעול והטמעת שיטות עבודה נכונות עם המערכות הטכנולוגיות. לרוב, חשוב לציין, גם יקדם פרוייקטים מערכתיים עם משמעויות חשובות לארגון.

יתרון נוסף של של העסקת CIO as a Service טמון בגמישות הכלכלית שהוא מספק. למעשה כל חברה יכולה לקבוע באיזה היקף היא מעוניינת לעבוד איתו – בהתאם לצרכים שלה, לתקציב ולעולם התוכן שבו היא פועלת – ויכולה להוריד או להעלות את מספר השעות שהיא מקבלת ממנו. בעוד שחלק מהחברות ירצו לפגוש אותו אחת לשבוע, לחברות אחרות ייתכן שיספיק מפגש רבעוני. בתוך כך, החברות גם יכולות לדייק את סל השירותים שהן רוצות – ובהתאם – לקבל את הרווח המקסימלי להשקעה שלהן.

אלמנט משמעותי נוסף שיש לקחת בחשבון, היא ההיכרות של ה– CIO החיצוני עם אנשי קשר נוספים בתחום/מהחברה המייעצת אשר תאפשר לו לתת מענה מקצועי יותר – כאשר לרשות הלקוח עומד "סל" שלם של ידע ושעות ניסיון רבות (למעשה, הלקוח "מרוויח" הרבה מאוד שעות של ידע וניסיון "מעבר" ל– CIO שלו).

מתכנון אסטרטגיה ועד ליווי העובדים – מה עושה CIO as a Service ביום-יום?

כאמור, היקף הפעילות של ה-CIOaaS שתבחרו – משתנה. אך הקסם, טמון בעובדה שהוא יודע לעשות הכל – כמו CIO לכל דבר – ומתאים עצמו אליכם/ן, בהתאם לדרישות ולהיקפים הספציפיים שלכם. אז מהו "בנק הצרכים" שעליהם מסייע לכם ה -CIOaaS  לענות? הנה:

1. תכנון ועיצוב האסטרטגיות הטכנולוגיות של החברה – ה-CIOaaS מתכנן אסטרטגיות טכנולוגיות חדשות ומעצב את הקיימות בהתאם למטרות העסקיות של החברה ולסדרי העדיפויות שלה. בשלב הראשון הוא בודק האם המערכות הטכנולוגיות שנמצאות כעת בשימוש החברה מנוצלות במלואן, והאם הן אכן תומכות בצמיחה של החברה. לאחר מכן, במידה שיש צורך בשילוב של מערכות טכנולוגיות חדשות – הוא דואג לאתר את המערכות המתאימות ולסייע בהטמעה שלהן.
   
   
2. ניהול הקשר עם הספקים הטכנולוגיים – קיימים ספקים רבים המציעים פתרונות טכנולוגיים, וקשה מאד לבחור עם מי מהם לעבוד. ה-CIOaaS לוקח על עצמו את כל ההתנהלות מול הספקים, גם לפני הרכישה וגם אחריה. הוא מאתר את הספקים הרלוונטיים, מוודא שהפתרונות שהם מציעים אכן תואמים את צורכי החברה, ובהמשך מפקח שהספקים עומדים בכל ההתחייבויות שלהם. שימו לב, מניסיוננו, זוהי נקודה מאוד קריטית ששווה לחשוב עליה טוב טוב.
   
   
3. ניהול שוטף של המערכות הטכנולוגיות – ה-CIOaaS מפקח על כל המערכות הטכנולוגיות הנמצאות בשימוש החברה, עוקב אחר תהליכי העבודה המבוצעים בעזרתן, ומנתח את הביצועים. כחלק מתפקידו, ה-CIOaaS גם משוחח עם ראשי צוות הבכירים על הפערים שהוא מצא, וממליץ להם על התאמות ושינויים נדרשים.
   
   
4. סיוע באבטחת מידע וניהול סיכונים – ה– CIO as a Service מספק הדרכה וליווי מקצועי בכל הקשור להגנה על נכסי מידע – גם מפני גורמי סיכון חיצוניים וגם מפני גורמי סיכון הנמצאים בתוך החברה. בנוסף, ה-CIOaaS מסייע בניתוח איומים אפשריים, מאתר נקודות חולשה וסיכונים במערכות ובתהליכים הקיימים, ומציע דרכי התמודדות מול פרצות ומתקפות שונות.
   
   
5. הטמעת מתודולוגיות ושיטות עבודה סדורות, הטמעת המערכות הטכנולוגיות וליווי אנשי הצוות – ה-CIOaaS מלמד את המנהלים והעובדים כיצד להפיק את המקסימום מהמערכות הקיימות. בנוסף, הוא מסייע בהטמעה של מערכות טכנולוגיות חדשות ומדריך את אנשי הצוות כיצד לעבוד איתן בצורה הנכונה והיעילה ביותר.
   
   

הרבה יותר מחיסכון כספי: היתרונות המרכזיים של CIO as a Service

בתחילת המאמר ציינו שדילמה מרכזית שמביאה לחשיבה על שימוש ב – CIOaaS, היא נושא של עלות מול תועלת. כלומר, חברות שמבינות שצריך מנמ"ר, אבל לא בהיקפים נרחבים – ובטח שלא במשרה מלאה.
אבל זה לא הכל. בואו נראה מה הם היתרונות הנוספים שטמונים בבחירה הזאת:

1. חיסכון בעלויות – כאמור ומובן לחלוטין: במקום להעסיק איש צוות קבוע כעובד שכיר במשרה מלאה, ניתן לשכור את ה-CIO על בסיס שבועי, חודשי ואפילו רבעוני וכך לחסוך עלויות רבות.
   
2. הפחתת לחץ – היעזרות בשירות CIOaaS יכולה להוריד הרבה משימות ולחץ מיתר העובדים בחברה, ולפנות אותם לעיסוקים אחרים.
   
3. זווית הסתכלות חדשה – ה-CIOaaS מסתכל על החברה בעיניים חיצוניות ויכול להבחין בפרטים שעובדי החברה לא רואים.
   
4. עדכניות – בהיותו מומחה מקצועי, ה-CIOaaS מעודכן בכל הפיתוחים והחידושים הטכנולוגיים, ויכול להציע את האסטרטגיות המתקדמות והיעילות ביותר.
   
5. ניטרליות – כיוון שה-CIOaaS לא נמנה עם עובדי חברה, דעתו לא מושפעת מגורמים פנימיים, והוא יכול להציע פתרונות לא מוטים שמכוונים לטובת החברה בלבד.
   
6. פתרונות מקיפים – ה-CIOaaS החיצוני מסתכל באופן רוחבי על כל מחלקות החברה, ויודע לנייד פתרונות בין מחלקות שונות ובכך לייעל את האסטרטגיה הטכנולוגית של החברה כולה.
   
7. גמישות – בבחירת אופציית ה"שימוש" ב- CIOaaS כל חברה יכול לבחור את חבילת השירותים הנכונה עבורה, וכך להרוויח שירותים המותאמים בדיוק להיקף הפעילות ולצרכים שלה.
   
   

למי מתאים שירות CIO as a Service?

היעזרות בשירות CIO as a Service מתאימה לחברות שונות: מעסקים קטנים ובינוניים, דרך סטארטאפים ועד לארגונים שנמצאים לקראת מהלכים טכנולוגיים משמעותיים וצריכים מישהו שיסייע להוביל אותם.
בנוסף, אם רוב אנשי מערכות המידע בארגון הם בעיקר בתחום התשתיות ולא באפליקציות, או שהם ותיקים בתחום ורוצים להיחשף ולהביא חדשנות ופתרונות ייחודיים – שירות CIO as a Service יכול להשלים את הידע שלהם ולהציג טכנולוגיות חדשות לארגון.

עסקים קטנים ובינוניים
לעסקים קטנים ובינוניים אין תמיד יכולת ורצון להשקיע בתפקיד מנמ"ר במשרה מלאה. שירות CIO as a Service מאפשר להם לשכור CIO כיועץ חיצוני, שיעזור להם לקבל החלטות בנושאי טכנולוגיים בהתאם לצרכים שלהם, למצוא פתרונות משתלמים ולהוביל אותם.

סטארטאפים וחברות בצמיחה מהירה
סטארטאפים צריכים לבצע בחירות טכנולוגיות מושכלות בתקופות צמיחה קריטיות. ה-CIO יסייע להם למצוא פתרונות טכנולוגיים לפי הצורך שעולה, תוך עמידה בתקציב וחיסכון בעלות CIO פנים ארגוני.

חברות בתהליכי טרנספורמציה דיגיטלית
ארגונים שנמצאים בתהליך שילוב טכנולוגיות דיגיטליות חדשות, נדרשים לבצע שינוי תרבותי וחשיבה מחודשת בארגון. CIO כיועץ חיצוני יכול להעריך את המערכות הקיימות, להמליץ על אסטרטגיות וטכנולוגיות חדשות – ולסייע בהובלת המהלך.

פרויקטים קצרי מועד
ארגונים לוקחים על עצמם לעתים פרויקטי IT ספציפיים, כמו יישום מערכת ERP חדשה, מעבר לענן, שיפור אבטחת הסייבר וכדומה. כדי להימנע מגיוס מנמ"ר/ית באופן זמני לפרויקטים קצרים, CIO כיועץ חיצוני יכול להוביל את הפרויקט באופן מקצועי, בלי שהארגון מתחייב למשרה קבועה.

ארגונים שאינם זקוקים לניהול IT יום-יומי
שירות CIO as a Service מאפשר גישה למומחיות טכנולוגית ברמה גבוהה בהתאם לצורך הספציפי של הארגון.

ארגונים שנמצאים בתקופת מעבר
בתקופות מעבר קריטיות, למשל כאשר ה-CIO הקיים עוזב או שמתבצע בחברה ארגון מחדש, שירות CIO as a Service שומר על היציבות הטכנולוגית של הארגון ומכין אותו לשלב הבא. השירות בעצם מאפשר העברה חלקה של התפקיד, עד לגיוס של CIO קבוע בחברה.

סוף דבר

חברה שרוצה לשמור על יתרון תחרותי ולהתקדם עם קצב הטכנולוגיה חייבת CIO. נקודה. תפקיד ה-CIO מצריך מומחיות אמיתית – ויותר מתמיד הוא לא מהווה רק מנהיג טכנולוגי, אלא גם מנהיג עסקי שהחלטותיו משפיעות באופן ישיר על רווחיות והצלחת החברה. מכאן, שחברות שמנסות להטיל את התפקיד על אחד מהעובדים הקיימים שלא מגיע מהתחום עלולות לפגוע בעצמן פעמיים: פעם ראשונה כי אותו עובד לא יהיה פנוי להשקיע מאמץ ביתר המשימות שלו (במשרתו המקורית) – ופעם שניה כי הוא לא יידע להציע את האסטרטגיות העדכניות והמתאימות ביותר, הוא לא מעודכן דיו ולא בהכרח מביא את המנטליות המתאימה לתפקיד.

מינוי CIO מקצועי, אם כך, הוא מהלך חשוב שבלעדיו אנחנו פשוט עלולים להישאר מאחור. עם זאת, וזוהי הבשורה שאנחנו רוצים להביא לכם/ן פה בוודאות גבוהה – אין הכרח להעסיק איש צוות קבוע ולשלם לו משכורת של משרה מלאה. בהתאם לגודל החברה שלכם/ן ולהיקף הפעילות שלה – תוכלו לשכור את שירותיו של CIO חיצוני. באופן הזה תוכלו לחסוך בעלויות, לעשות קפיצה מקצועית משמעותית הן בכלים והן בידע, וגם להרוויח עצות מ-Trusted Advisor ששם את טובת החברה מעל לכל. בהצלחה!