ניהול פרויקט הוא אמנות. ניהול פרויקט טכנולוגי הוא אומנות שימושית.
ניהול פרויקט הוא סוג של אמנות. יכולת, אמנם נלמדת – אך לא בהכרח שכל אחד ואחת, בלשון המעטה, ניחנים בה. כן, לא כולם יודעים לנהל פרויקט ברמה גבוהה, שלא לומר, באמנות. מנהל/ת פרויקט נדרש להביא עימו כמה איכויות שונות ומגוונות, שחייבות להתקיים יחד, על מנת שהפרויקט יתנהל, יתקדם ויסתיים על הצד הטוב ביותר. וזה לא מובן מאליו – זוכרים? 70 אחוז מהפרויקטים הטכנולוגיים למשל, נכשלים – והנה לכם/ן עוד הוכחה, שלא בהכרח, כאמור, כל אחת ואחת יכולים 😊
מנהל/ת פרויקט מצוין, חייב להביא עימו את היכולת להוביל, לנהל, לחבר ולתווך בין כלל הגורמים אשר לוקחים חלק בפרויקט, וזה כולל, א.נשים, מנהלים ומנהלות, שלעיתים מעוניינים בהשגת מטרות שונות שלא תמיד, לכאורה, מכנסות יחדיו – למרות שמדובר בארגון אחד. מעבר לאחריות הרבה שישנה על מנהל הפרויקט לרתום את כל הצדדים הרלוונטיים הוא נדרש גם לסייע לכל המעורבים להבין ש – "כולנו באותה סירה" והמטרה, בסופו של דבר – הינה משותפת. וזה דבר, שכפי שכולנו יודעים, אינו ברור מאליו כלל.
מנהל/ת פרויקט מצוין, צריך גם לדעת לתכלל, לתעדף ולהוציא לפועל – ולצורך כך הוא נדרש ליכולות מנהיגות והובלה, לצד אסרטיביות רבה. במהלך הפרויקט, נשאלות שאלות רבות: איך כדאי שהדברים יעבדו, למה דווקא כך, כיצד להסביר למי שצריך, למה הדברים צריכים להיעשות, מדוע בסדר זה ועוד. בסופו של יום, מנהל/ת הפרויקט יצטרך לדעת לנהל ולדברר את כל אלה, לשקף אותם, להסביר אותם, ולרתום את הגורמים הרלוונטיים לדרך שהוא מבקש להוביל.
מנהל/ת פרויקט מצוין, חייב בנוסף להיות בעל ידע רחב ולהוות אוטוריטה מקצועית אשר מתעדכנת, מעודכנת ושולטת בחומר. עליו להבין מה נכון לארגון המסוים, בנקודת הזמן המסוימת וביחס לנעשה בשוק עכשיו – והצפי בעתיד. הוא חייב לשלוט היטב ביתרונות, בסיכונים, במוצרים השונים, בתחומי הפעילות של הארגון וכמובן במטרות העסקיות שלו – והדרכים שעליו לעבור על מנת להשיגן.
ועכשיו, שימו לב: כל האמור לעיל בוודאי נכון לכל סוג של ניהול פרויקט. ובכל זאת ואמנם אנחנו קצת "משוחדות" – אפשר להניח שבתחומיIT וטכנולוגיה, בימים שהם חשובים מאי פעם, מערבים יותר ויותר בעלי עניין ודעה מתוך הארגון והזמן דוחק – המשימה, מורכבת הרבה יותר. ועדין, למרות המורכבות הרבה, ארגונים רבים עדין שואלים: "האם נכון לנו לנהל פרויקט טכנולוגי תוך הסתמכות על הכוח הארגוני הקיים ועם מנהל פרויקט מתוך הארגון – או להשתמש בחברת ניהול פרויקטים שמתמחה בנושא, בעלת קילומטראז' ורזומה, אשר מתמחה ב-"אמנות ניהול הפרויקט"? השאלה הזאת שכיחה ולגיטימית. שננסה לענות עליה?
להישאר בבית, או לצאת החוצה: מהם המצבים במציאות הנוכחית אשר מייצרים לנו צורך בפרויקט טכנולוגי חדש?
שנייה לפני שנדון בשאלה הזאת – "להישאר בבית או לצאת החוצה"? – בואו נבין רגע מהם המצבים ש"מייצרים אותה". כלומר, מהם המצבים השכיחים ביותר אשר מביאים ארגונים לחתור ל"התחדשות טכנולוגית", או/ו כאלה המייצרים צורך טכנולוגי חדש?
1. גורם ניהולי בכיר חדש, מגיע לארגון, כמו לדוגמא מנכ"ל, סמנכ"ל כספים, סמנכ"ל IT, סמנכ"ל שירות ועוד – והוא מציע או מבקש החלפה או שדרוג של מערכות שיהלמו יותר את הצרכים, המטרו והחזון שלו.
2. בחברה שלכם/ן קיימות מערכות ישנות שהגיעו ל – END OF LIFE ולכן מנוהלות ומתנהלות ללא תמיכה ראויה וללא יכולת תחזוקה, מה שפוגע ביכולת לעבוד איתן בצורה יעילה.
3. הארגון שלכם/ן מגיע למסקנה שהמערכת הקיימת אינה תומכת עוד בתהליכים העסקיים והתפעוליים הנחוצים. המצב הזה עשוי להתרחש בגלל שינויים ארגוניים בתוך החברה, או מתוך הבנה שהמערכת הקיימת כבר לא מתאימה ביות ובעת בחירתה פעל הארגון לפי גישה אג'ילית (בגלל אילוצי לוחות זמנים) וביצע יישום חלקי בלבד – שכבר אינו מספק. במצב כזה, לא יושם חלק ניכר מהדרישות הנחוצות בארגון וכעת נדרשת תמיכה עמוקה יותר בתהליכים אשר מייצרת צורך במערכת חדשה.
4. החברה שלכם/ן עובדת עם אינטגרטור של תוכנה/מערכת מסוימת אשר מיצה את יכולותיו וכבר אינו יכול לתת מענה לדרישות החברה ברמה המקצועית, מה שעשוי לייצר רצון להחליף אותו. מכן, יעלה צורך לביצוע פרויקט נקודתי יותר – וגם פה עשויה לצוף הדילמה באשר לניהול פרויקט חיצוני שיסייע בבחירה ובניהול התהליך
תחומי האחריות של מנהל/ת הפרויקט הטכנולוגי
למנהל הפרויקט הטכנולוגי, בין אם הוא מגיע מטעם חברה חיצונית של מומחים טכנולוגיים – ובין אם הוא מגיע מטעם הארגון – ישנם מספר תחומי אחריות. הנה הם, בקצרה:
1. על מנהל/ת הפרויקט הטכנולוגי לבחון את דרישות הלקוח, בין אם באמצעות מסמך RFP, מסמך תכנית אב או מסמך דרישות מצומצם (הבחירה באופי המסמך תהיה בד"כ תלוית תקציב). לשם כך, עליו להכיר את התהליכים העסקיים בארגון ולהבין כמובן כיצד ארגונים שונים פועלים
2. על מנהל הפרויקט/ת לסייע בבחירת מערכת ואינטגרטור, או לנהל צוותים פנימיים המגויסים או מוקצים לפרויקט. התהליך הזה כולל בין השאר את בחינת החלופות לפי צרכי הארגון, אופיו ומטרותיו העסקיות תוך התחשבות בתקציב שהוקצה לפרויקט
3. על מנהל הפרויקט ללוות את הפרויקט מקצה לקצה. תהליך זה כולל ליווי הפרויקט ברמה המנהלתית, כולל ועדות היגוי ופגישות סטטוס וכן ליווי ברמה המקצועית , שלניהול משימות שכוללות בין היתר יישומים, פיתוחים, הדרכות, הסבות, טיפול בתקלות וכן ניהול מערך בדיקות קבלה. אחת המטרות המרכזיות של מנהל הפרויקט כאוטוריטה מקצועית היא גם לדאוג לאישור האיפיון ולהוות גורם מקצועי שמנהל את החשיבה על הפרויקט מנק' המבט של הלקוח.
מהם סוגי מנהלי פרויקטים שמעורבים בניהול פרויקט טכנולוגי?
ניהול פרויקט טכנולוגי, יכלול בד"כ גם מנהל פרויקט מטעם הלקוח וגם מנהל פרויקט מטעם הספק. אבל מה עושה כל אחד מהם? נעשה קצת סדר:
1. מנהל פרויקט מטעם הלקוח – מנהל הפרויקט מטעם הלקוח, יכול להיות מנהל פרויקט פנימי מתוך הארגון – אשר נבחר על ידי הארגון למשימה – ויכול להיות גם מנהל פרויקט חיצוני שאינו מתוך הארגון. בכל מקרה, בשני המקרים כמובן, מנהל הפרויקט חייב לייצג, לשקף ולשרת את דרישות הלקוח.
• מינוי מנהל פרויקט פנימי מטעם הלקוח מקובל בד"כ בארגונים גדולים בהם ישנה מחלקת IT/טכנולוגית גדולה דיה אשר מכילה מס' מנהלי/ות פרויקטים, כשלכל אחד מהם, בד"כ, ייעודי לפרויקט IT ספציפי. במקרה כזה נוח לבחור מנהל פרויקט פנימי in house, שמכיר את הנפשות הפועלות בארגון ובנוסף, בקיא בתהליכי העבודה העסקיים.
• מינוי מנהל פרויקט חיצוני מטעם הלקוח – במקרה זה, הלקוח מקצה מנהל פרויקט מטעם חברה חיצונית, מומחית לנושא. החברה הזאת צריכה להבין לעומק את דרישות הארגון, לאפיין את צרכיו, ובהמשך ללוות את הפרויקט עד לעליה לאוויר – לעיתים גם לאחר מכן, עד להתייצבות המערכת החדשה שהוטמעה.
2. מנהל פרויקט מטעם הספק – בד"כ, לאחר בחירת אינטגרטור ע"י הלקוח – ולעיתים גם גיבוש מסמך RFP – ישתלב ברוב הפרויקטים גם מנהל פרויקטים מטעם ספק המערכת – ויעבוד לצד מנהל הפרויקט מטעם הלקוח. מנהל הפרויקט הזה, יעסוק בהטמעת המערכת (יישום פרק "הדרישות הפונקציונאליות" בפרויקט) לרבות יישומים של המערכת, פיתוחים והרחבות, הדרכות ועוד.
*** חשוב לציין, כי בהתנהלות המקובלת הזאת בתוך הפרויקט הטכנולוגי, חשיבות נוספת של מנהל הפרויקט החיצוני הוא התיווך בין הספק ללקוח. תפקיד התיווך הינו בר משמעות מכיוון שלא תמיד הלקוח והספק "מדברים באותה שפה" והפערים האלו עלולים לייצר עיכובים וסיבוכים בהשגת מטרות הפרויקט.
אז לבד, או ביחד. או: "למה לי בעצם מנהל/ת פרויקט חיצוני?"
אז לבד, או ביחד? האם חברות יכולות לעשות את הדברים לבד – בתוך הארגון – תוך הקצאת משאבים פנימיים דרושים? או שמא, עליהן לקחת חברת ניהול פרויקטים חיצונית, מנוסה ובעלת ניסיון וידע? הנה כמה מוטיבציות מרכזיות של ארגונים לתעדף ניהול פרויקט חיצוני:
1. העדפה לניטרליות – כאשר מוקצה גורם חיצוני לניהול הפרויקט, הוא מגיע אליו נטול אינטרסים כאלה או אחרים. לכן, הלקוח יזכה לקבל התייחסות אובייקטיבית בתהליך ניהול הפרויקט כולו שתקל עליו בקבלת החלטות נכונות יותר.
2. מקצועיות וניסיון – מנהלי פרויקטים חיצוניים מנוסים, נחשפים למגוון רחב של ארגונים ומערכות, כאשר כל פרויקט שונה בד"כ מקודמו – ובכך למעשה צוברים מקצועיות רבה לצד ניסיון עשיר, כולל היכולת לצלוח נקודות *קושי* בפרויקטים השונים. בנוסף, הניסיון של מנהל/ת הפרויקט יגדיל את הסיכוי בן היתר להגיע הגדרות מדויקות של תכולה, תקציב, לו"ז ועוד.
3. ביזור אחריות – האמת היא, שלא פעם חברות פחות מעוניינות לקחת אחריות על תחומים שאין להם לגביהם מספיק ידע. כן, גם מנהלים/ות חוששים להסתבך בדברים שהם פחות מבינים – ואי אפשר להאשים אותם. מכאן, נוצרת מוטיבציה נוספת לעבוד עם מנהל פרויקט חיצוני שלוקח אחריות עם ותק, ידע וניסיון.
4. מתודולוגיה בדוקה ומוכחת – למנהל פרויקט חיצוני היכולת לשלב ולעבוד לפי מתודולוגיה מוכחת ומובנית לניהול הפרויקט הטכנולוגי, כולל היכולת לנהל סיכונים בצורה נכונה במהלך הפרויקט.
5. בקרת משאבים מקסימלית – למנהל פרויקט החיצוני ישנה היכולת לבצע בקרה טובה יותר על המשאבים הנדרשים לצורך ביצוע הפרויקט. הדבר נכון לכל אותם גורמים המעורבים בפרויקט מצד הלקוח וכן לאלו מן הצד של האינטיגרטור.
6. פגיעה מינימלית בפעילות הארגון – בעצם השיתוף מנהל פרויקט חיצוני אנו למעשה מנצלים משאב חיצוני בקידום הפרויקט – תוך פגיעה מינימלית בפעילות הפנימית השוטפת של הארגון. שיתוף גורם חיצוני בפרויקט, מוריד את העול מהגורמים בתוך הארגון ומקטין את הצורך בביצוע התאמות ושינויים בפעילות שלהם/ן ושל המחלקות המעורבות.
7. שליטה הוליסטית בכל משאבי הפרויקט וראיית התמונה הכוללת – מנהל פרויקט/ת החיצוני שולט היטב בכל משאבי הפרויקט ובסמכותו לנצל משאבי החברה לקידום הפרויקט, מבלי להיגרר לאילוצים פוליטיים-פנים ארגוניים. בנוסף, מנהל הפרויקט החיצוני מאפשר לעובדי הארגון כתובת לגשת אליה ולטובת קבלת מידע בכל תחומי הפרויקט.
ולמען השקיפות – יש גם חסרונות (ולכן כדאי לוודא שאתם בוחרים/ות נכון…)
כן, לא כל בחירה היא מוצלחת. למה? נציין פה בקצרה שני מצבים שכדאי לקחת אותן בחשבון:
1. במצב של בחירה לא נכונה של מנהל פרויקט, הדבר עלול להביא לכישלון הפרויקט. כן, עד כדי כך.
אז כן. 70 אחוז מהפרויקטים הטכנולוגיים נכשלים, ולא בכולם, לא היה מנהל פרויקט חיצוני. כלומר, אם אתם הולכים על מנהל פרויקט חיצוני, עבור כל היתרונות שציינו למעלה, חשוב מאוד שתבחרו נכון. שילוב של מנהל פרויקט חיצוני לא מבטיח הצלחה בפרויקט מעצם נוכחותו שם… ולכן, חשוב לבחור נכון.
2. מצב שבו מנהל הפרויקט החיצוני אינו מצליח להתחבר לארגון, לביזנס, למנטליות או לאנשים. במצב כזה הוא נותר מעט מנותק, מתקשה לרתום את האנשים ומתקשה גם לבסס עצמו כאוטוריטה בעלת סמכות וידע.
ועכשיו: איך לבחור נכון חברת ניהול פרויקט טכנולוגי – ולמה כדאי לשים לב?
איך נמנע מבחירה לא נכונה, נקל על עצמנו וננצל את היתרונות של מנהל פרויקט חיצוני. הנה הטיפים שלנו לבחירה נכונה של חברת ניהול חיצוני לפרויקטים טכנולוגיים:
1. ניסיון – ניסיון אומר לכם/ן הרבה. הוא אומר הרבה על היכולת של חברה להביא את הפרויקט לסיומו ובנוסף הוא פרמטר שיכול להעניק לכם/ן תחושת בטחון ושקט נפשי – וזה דבר גדול למנהלים/ות. בעצם, ככל שקיים ניסיון רב יותר, נוכל להסיק כי מדובר בחברה יותר רלוונטית עבורנו. לכן, מומלץ לוודא כי החברה שתבחרו מנוסה בניהול פרויקטים דומים ורצוי שהניסיון הזה יבוא לידי ביטוי בשני מובנים עיקריים:
– ניסיון בעבודה עם ארגונים מ-ורטיקלים (תחומים) דומים. למשל: ביטוח, בנקאות, רכב, מגזר רפואי וכדומה.
– ניסיון עבודה פרויקטים טכנולוגיים דומים שכוללים מערכות רלוונטיות/דומות לאלו הנדרשות בפרויקט שלנו
2. גודל החברה – הפרמטר הזה משמעותי היות שאנחנו חיים בעולם שאין בו וואקום. כלומר, מנהל/ת פרויקט יכול לעזוב, להיות מושבת ולכן אנחנו ממליצות תמיד לבדוק ולשאול מה קורה במידה ויש צורך במילוי מקום, החלפה וכדומה. נחדד ונאמר, שפחות חשוב אולי אם לספק שלכם/ן יש 5, 30 או 100 מנהלי/ות פרויקטים – ויותר חשוב שבמקרה הצורך, יש מי שיוכל להחליף את מנהל הפרויקט הנבחר, לכל מקרה שלא יבוא, בלי הפסד של ידע, זמן ויכולות. אלמנט נוסף שבו גודל החברה רלוונטי, נוגע לעובדה שהרבה פעמים נדרשים במהלך הפרויקט לעוד התמחויות. לדוגמא, אתם נמצאים בתוך פרויקט ERP, אך בנקודה מסויימת בפרויקט עולה צורך לייעוץ נקודתי הנוגע להתממשקות או עבודה מול מערכת אחרת. במקרה כזה, תמיד עדיף יהיה לשלב יועץ נוסף מאותה חברה ולא גורם חיצוני נוסף – ובחברה גדולה דיה, יש יותר סבירות לכך.
3. ממליצים – כמו בכל פרויקט וכמו לפני כל בחירה כל ספק, בכל תחום, אחת הדרכים המרכזיות לוודא שאתם בוחרים נכון, הינה בקשת המלצות. לכן, כדאי מאוד לבקש לשוחח עם גורם ממליץ שעבד עם החברה שאתם שוקלים לעבוד איתה ורצוי כזה שהיה מעורב מספיק בפרויקט – ויידע לתת את המידע הנדרש אודות החברה, ההתנהלות ואם צריך, גם המערכות והאינטגרטור.
4. מומחיות מנהל/ת הפרויקט – שימו לב, גם אם החברה הפוטנציאלית כבר העלתה מספר פרויקטים טכנולוגיים דומים – כדאי לוודא כי מנהלי פרויקטים שהשתתפו בפרויקטים אלו עדין פעילים ושהם אכן מומחים בתחומם.
5. וודאו את החיבור שלכם עם מנהל/ת הפרויקט – אנחנו ממליצות בהחלט לדעת מראש, טרם הבחירה בחברה שתלווה אתכם/ן, מי יהיה מנהל הפרויקט שינהל את הפרויקט. בעיקר, עליכם לבקש להבין קצת יורת על הרקע, הניסיון והרזומה שלו. מעבר לזה, כדאי גם לפגוש את מנהל/ת הפרויקט ולבחון אם ישנו חיבור וכימיה. דברים קטנים גדולים. כן! מנהל/ת הפרויקט שלכם צריך להיות לא רק מקצועי, מנוסה ומומחה בתחומו אלא גם בעל יכולות בין-אישיות טובות, יכולת מנהיגות, אמפתיה ושירותיות על מנת שתצליחו יחד.
6. בקשו לראות CASE STUDIES אמיתיים– בקשו לראות פרויקט אמיתי, או יותר נכון, להבין כיצד פרויקט דומה עבד לחברות אחרות, רצוי כאלו שדומות לחברה שלכם. כדאי, בין השאר, להבין מה היה בו? מי היה מעורב? מי הם הספקים שנבחרו ליישם את המערכות השונות ולמה? בנוסף, חשיפה לפרויקט דומה, יעזור לכם/ן לתאם ציפיות ולהבין טוב יותר את מהלך הפרויקט.
7. היכרות מערכות ואינטגרטורים – מן הסתם, קיימת חשיבות רבה להכרות של מנהל הפרויקט עם המערכות והאינטגרטורים הקיימים בשוק. ככל שמנהל הפרויקט שלכם/ן בקיא יותר בפתרונות, מערכות ואינטגרטורים הוא יוכל להתאים את הפתרון הטוב ביותר לעבורכם/ן.
סוף דבר וגילוי נאות
אז כן, ניהול פרויקט – ובמיוחד כזה טכנולוגי – הוא סוג של אמנות. ההבדל היחיד הוא, שבעוד שאומרים שבאמנות אי אפשר לטעות… העלות של ניהול פרויקט טכנולוגי כושל, היא יקרה וכואבת במיוחד. מכאן, אנחנו מקוות שנתנו לכם/ן קצת כלים על מנת להבין האם צריך ולמה צריך "מישהו לרוץ איתו". כידוע, גם אנחנו חברת ניהול פרויקטים טכנולוגיים. כל הרשום, הטיפים וההסברים מגיעים מתוך עינינו, לאחר ליווי של מאות פרויקטים טכנולוגיים. אל חלק מהם, אגב, הגענו לאחר שהתחילו – ואת הידע אותו אנו משתפים כאן – אנו חולקים עמכם גם לאחר תחקור של הבעיות/כשלים שגילינו. חשוב לומר שבעוד שבעולם ניהול הפרויקטים, אין מאה אחוז הצלחה, יש לכם/ן את כל הכלים לערוך תחקיר מדויק ולבחור נכון את השותף הנכון שיוביל אתכם/ן/ להצלחה.
*** המאמר נכתב בשיתוף נאוה הורוביץ', מנהלת פרוייקטים בכירה ב- IT Solutions
