"להשתפר זה להשתנות. להיות מושלמים זה להשתנות לעיתים קרובות" | ווינסטון צ'רצ'יל
אחד הציטוטים המתאימים ביותר – בוודאי בתקופה הנוכחית – למילה הקטנה הזאת, "שינוי", שמור לווינסטון צ'רצ'יל, ראש ממשלת הממלכה המאוחדת, ומי ששינה עבור הבריטים – וכנראה עבור העולם כולו – את גורלה של מלחמת העולם השנייה. מילה קטנה שווה תהליך גדול, בטח ובטח – ועם אלף ואלפי הבדלות כמובן – בזמנים יוצאי דופן כפי שאנו חווים/ות עכשיו. שינויים קורים כל הזמן, בוודאי שבעולם הטכנולוגי – אולם השנים האחרונות, התקופה הנוכחית – לא רק שמייצרות שינויים לעיתים קרובות הרבה יותר מהרגיל – אלא גם כאלה שהם משמעותיים ודרסטיים יותר. לכן, יותר מתמיד, המנהיגים הטכנולוגיים-עסקיים צריכים לדעת לא רק להשתנות, אלא גם לדעת לעשות את זה לעיתים תכופות.
"שינוי": מילה קטנה עם משמעות גדולה שחייבת להיות מנוהלת
"בהגדרה היבשה", ניהול שינוי מתייחס לפיתוח גישה שיטתית להתמודדות עם טרנספורמציה של מטרות, תהליכים או טכנולוגיות של הארגון, כאשר מטרת התהליך הינה ליישם אסטרטגיות שמאפשרות לחולל את השינוי, לשלוט בו ולסייע לאנשים להסתגל לשינוי.
"שינוי" אם כן, היא מילה קטנה, עם משמעות עצומה. מילה קטנה, אשר אוצרת בתוכה תהליכים מורכבים – ומכאן, גם חייבת להיות מנוהלת. על אחת כמה וכמה נכון הדבר בפרויקטים שמערבים טכנולוגיות ומערכות חדשות – אשר "פוגשות" הון אנושי מגוון, ערוצי תקשורת רבים ופלטפורמות מרובות. השינוי, נוגע לכל מעגלי הארגון ומשפיע גם על "הבפנים" וגם על "הבחוץ" כשגורמים אנושיים רבים מושפעים ממנו: עובדים ועובדות, צרכנים ולקוחות וכמובן מנהלים ומנהלות. הוא משפיע על נהלי עבודה, טכנולוגיות ומערכות, שיטות עבודה, תכנונים עסקיים, מטרות עסקיות, יעדים מעודכנים ומפות הדרכים בדרך להשגתם.
שינוי לא צריך לדעת רק לנהל – אלא גם לתכנן. יתכן והמשפט הזה נראה לכם/ן מובן מאליו, אך החוויות שלנו בניהול פרוייקטים שכללו צורך "ניהול שינוי" חוצה ארגון – למדו אותנו שלא כך הדבר. לא פעם, למשל, פונים אלינו באמצע פרויקט, עם קושי מהותי, פרמטרים שלא נלקחו בחשבון ועוד. לעיתים, וזה דיי מצער – היות מדובר בזמן יקר וכסף לא קטן – פונים אלינו אחרי. לעיתים קרובות, אנו לומדות שגם במקומות שבהם הייתה תוכנית, היה מסמך דרישות, הונחה אסטרטגיה כתובה למערכות מידע (שמומשה), ספק שהטמיע וביצע את עבודתו והכל עבד כביכול לפי התכנון – יש דבר אחד שלא נוהל: השינוי. החיבור של כל אלו עם מטרות עסקיות, תהליכי עבודה ו-א.נשים.
אז איך בכל זאת מנהלים שינויים בהצלחה?
אז איך בכל זאת מנהלים את השינוי בהצלחה? איך עושים את זה בצורה שכוללת תכנון נכון שכולל את כל המאפיינים הרלוונטיים ל-"ניהול שינוי", שמשלב גם עבודה "לפי הספר" וגם נכון לארגון. שלכם. טרנספורמציה, מטרות, תהליכים, טכנולוגיות, אסטרטגיה ואנשים. זוכרים? הנה 8 טיפים מרכזיים שלנו, לניהול תהליך של שינוי בחברה בצורה מוצלחת:
- ניהול השינוי מתחיל מלמעלה – ניהול שינוי מתחיל בגורמים הבכירים ביותר בארגון, בהנהלה, בתהליך של "מלמעלה למטה". ההנהלה היא זאת שצריכה לקבל החלטה בצורה מודעת – ולהחליט כי היא מעוניינת בשינוי. מכאן, היא צריכה לנהל אותו לכל אורך הדרך כתהליך ארגוני מסודר, מוגדר, מנוהל ועם מטרות ברורות ולהיות מעורבת לכל אורך התהליך.
- ניהול השינוי מתחיל כבר "בהתחלה" – מה זה אומר? ההגדרה של "השינוי" אותו אנו רוצים/ות לייצר, צריכה להתבצע בתחילת התהליך וכחלק אינטגרלי ממנו. לכן, ההמלצה היא שכבר בתהליך גיבוש האפיון אנו נגדיר השינוי, נסמן את מטרותיו ונמנה "שגרירים" שנחוצים לנו להצלחת התהליך שימו לב! אנו לא מחכים לסוף, להטמעת המערכת או הטכנולוגיה – כדי להגדיר את כל אלו…
- היו מוכנים להתנגדות – שינוי הוא לא בהכרח נוח, לעיתים "מאיים", סוטה מה-"מוכר" ומכאן שחלק מאנשים מגיבים אליו – כמו ב"בחיים עצמם" – בהתנגדות. לכן, אלינו לצפות מראש שחלק מהעובדים יתנגדו לשינוי ועלינו לדעת כיצד לנהל גם את ההתנגדות: עלינו לדאוג להקשיב להם, לנסות להבין מה מטריד אותם, ממה הם חוששים – ומה הלך הרוח שלהם. כאן, זה התפקיד שלנו, כמובילי השינוי, להקדיש זמן ולהסביר להם/ן איך השינוי משתלב עם הארגון ועם הקריירה שלהם בראייה קדימה.
- הגדירו את המטרה ולוחות הזמנים בצורה ברורה ומדויקת – כמו בכל ניהול פרויקט, הגדרת מטרות ולוחות הזמנים מאפשרת לשרטט ציר זמן, לחלק את העבודה לשלבים, *להגדיר מטרות ביניים ו-ניצחונות מהירים* ולנהל את הפרויקט כולו ביעילות ועם הכלים הנכונים. שימו לב לנושא של ניצחונות מהירים: מדובר בפרמטר שיכול גם להביא להישגים ממשיים מהירים אבל גם מאפשר *להראות ולשקף* את הערך השינוי לגורמים השונים שלוקחים בו חלק, ולתת דלק להמשך.
- הגדירו את הא.נשים שיהיו מעורבים בפרויקט כולל הבנת המשמעויות והיערכות מראש – כשאנו מנהלים את השינוי, עלינו גייסו את הא.נשים שלנו מראש. הגיוס צריך כמובן להיות בפיזור חוצה-ארגון ובהתאם למיומנויות הרלוונטיות של כל אחד/ת. שימו לב כי אתם מגייסים את האנשים המתאימים כבר בשלב הגדרת המטרות, חשיבה על תהליכים ועוד. "בהתחלה", זוכרים? בנוסף, שימו לב שהשינוי לא יכול לפגוע בעבודה השוטפת של הארגון ולכן בעוד שחשוב מאוד לוודא שהמעורבים בתהליך יפנו לו זמן וקשב מוגדר מראש ביומן – חיוני גם שהארגון יקצה גיבוי לפעילות השוטפת שלהם על מנת לא לפגוע בתפקוד המחלקה או הקבוצה שלהם.
- גייסו א.נשים בתוך הארגון לתהליכי ההטמעה וההדרכה – שגרירים זה דבר חשוב לא רק ביחסים בינלאומיים 😊 או בתהליכי מיתוג מעסיק – אלא גם בכל תהליך טכנולוגי ובפרט כשאנחנו מנהלים שינוי. שימו לב כי על מנת שהשינוי יצליח ויתקדם, עליכם לגייס ולהדריך "שגרירים" ארגוניים אשר יסייעו להעביר את ההדרכות לשאר האנשים בארגון, העובדים והעובדות – וזאת במקום שיעשה על ידי הספק החיצוני (המיישם). על הדרך, תרוויחו כמה דברים חשובים: מחוברות, רתימת העובדים תהיה קלה יותר ועוד. Win-Win וכולם/ן מנצחים.
- לתקשר, לתקשר ולתקשר – תקשורת עם העובדים בשנת 2022 היא מפתח מרכזי, בטח בתקופה שבה מודגש יותר מתמיד הקשר שבין תקשורת מוצלחת וביצועים. עוד יותר נכון הדבר בעיתות של חוסר וודאות וכמובן בזמנים של שינויים. לכן, בתהליך של "ניהול שינוי" יש לתקשר ולשתף את העובדים באופן שוטף לגבי ההתקדמות בצורה *כנה ושקופה*. הדבר נכון גם להצלחות וגם לכישלונות: חשוב מאוד לדעת לזהות כישלון ולהכיר בו על מנת להגיב אליו, לשנות כיוון ולהצליח להגיע למטרה בכל זאת, גם אם בדרך אחרת.
- הסתכלו החוצה עם יד על הדופק – המציאות "בחוץ", מתחרים, טכנולוגיות ותהליכים, אקלים כלכלי וגורמים חיצונים אחרים אינם רק זרז לביצוע שינוי – אלא גם מראה לרלוונטיות שלו עבור הארגון שלנו. גם במהלך השינוי ותוך כדי שהוא מתנהל, הנוף החיצוני יכול להשתנות והשינוי יכול להפוך ללא רלוונטי, לא מספיק חדשני או לא מותאם לשוק. סיטואציה כזאת, עשויה לאלץ אותנו להסתגלות נוספת, שינויים ועיכובים נוספים שכדאי שנתייחס אליהם. לכן, הקפידו להישאר מעודכנים באופן שוטף באשר למתרחש אצל המתחרים ובשוק. כך, תוכלו להגיב ל-"הפתעות" בצורה טובה יותר, מהירה יותר ונכונה יותר.
סוף דבר
בסופו של דבר, זכרו: המציאות מלמדת ששינוי אינו ניתן למשא ומתן – הוא הכרחי, בכל ורטיקל, בכל תחום ובכל תעשיה. בארגונים גדולים, בינוניים, או קטנים יותר, גלובליים, מקומיים וכולי. משינויים, אי אפשר להימלט. לכן, על כתפי המנהיגים העסקיים והטכנולוגיים של היום, מוטלת אחריות גדולה: ואם תנהלו את השינוי בצורה נכונה, אמפתית וחכמה, תוכלו – מעבר להשגת התוצאות הרצויות – להנחיל "תנועה" של שינוי והתקדמות שתפתח את הארגון הלאה וקדימה. לא מאמינים? תשאלו את צ'רצ'יל 😊
