זה הזמן, זה הרגע
החופש מאחורינו, החגים לפנינו והמלחמה עוד איתנו. ובתוך כל זה, הרבעון האחרון שאוטוטו מגיע, מחייב אותנו כבר עכשיו, להתחיל לתכנן, להתכונן, לבנות אסטרטגיה, תוכניות, תקציבים. לקראת 2025, עם כל מה שעובר על המשק הישראלי ועל המגזר העסקי בפרט – תכנון התקציב ותוכניות העבודה שלנו לקראת השנה החדשה, הופך למשמעותי עוד יותר. המטרה של תכנון שנת תקציב היא לוודא שההשקעות והיוזמות שבהן החברה נוקטת אכן הולמות את יכולתה הכלכלית ומשרתות את היעדים העסקיים שלה. בשביל לבצע את התכנון על הצד בטוב ביותר יש להתחשב בפרמטרים רבים כמו יעדים עסקיים, אסטרטגיות טכנולוגיות, מערכות יחסים עם ספקים, שינויים בכוח האדם בחברה, ואף הערכות למצבי חירום פוטנציאליים.
בישראל, כשהסיכונים גבוהים עוד יותר, בהתחשב באתגרים הכלכליים הנוכחיים, הלחימה המתארכת ואווירה כללית של חוסר ודאות – תוכנית עבודה שנתית מובנית היא חיונית לניהול העסקי-והטכנולוגי של הארגון בתוך המורכבויות – על מנת להבטיח את השגת המטרות ואת העמידה ביעדים.
למה זה טוב? 6 יתרונות מרכזיים של תכנון תוכנית עבודה שנתית
1. יעילות משופרת – ייעול תהליכים וצמצום כפילויות, תוכנית עבודה מובנית יכולה לשפר משמעותית את היעילות התפעולית. זה חשוב במיוחד בזמנים של אי ודאות כלכלית כאשר ארגונים צריכים לעשות יותר עם פחות.
2. ניהול עלויות – עם תוכנית ברורה, מנהלי/ות IT יכולים לשלוט טוב יותר בהוצאות, ולהבטיח שהמשאבים מוקצים במקום שבו הם נחוצים ביותר. כאמור, האקלים הקריטי הנוכחי שבו אילוצי תקציב הם דאגה משמעותית – זהו מרכיב קריטי בתוכנית.
3. הפחתת סיכונים – העובדה שמרכיב מרכזי בתוכנית שלנו הוא ניהול סיכונים יזום – מאפשר לנו להפחית את הסבירות לשיבושים בלתי צפויים. גם כאן, דבר חשוב במיוחד בישראל, שבה הסיכויים לשיבושים תפעוליים על רקע תשתיות וכוח אדם (פגיעה בתשתיות, מילואים) – לצד איומי סייבר מתרחבים – המרכיב הזה הופך קריטי עוד יותר.
4. הלימה עם היעדים העסקיים – תוכנית עבודה מובנית מבטיחה כי יוזמות IT תומכות ישירות ביעדים העסקיים הרחבים של הארגון. היערכות זו חיונית להשגת הצלחה ארוכת טווח, במיוחד בסביבה הפכפכה.
5. הסתגלות מהירה יותר – על אחת כמה וכמה בסביבה תנודתית, היכולת לשנות כיוון ולהסתגל היא קריטית. תוכנית עבודה מובנית היטב מספקת את הגמישות הדרושה כדי להגיב לאתגרים בלתי צפויים, כגון שינויים פתאומיים בנוף הכלכלי או הביטחוני.
6. חדשנות פרואקטיבית – המנמ"ר הוא מוביל אסטרטגי בארגון. מכאן שיתרון נוסף של תוכנית העבודה, היא היכולת שלו להציע ולשלב רעיונות חדשים, בעיקר סביב נושאי חדשנות וטכנולוגיות חדשות. תוכנית העבודה היא כר פורה לחבר בין חזון של הטכנולוגיות חדשניות ליעדים עסקיים וכן כמתן מענה לאתגרי התקופה.
תוכנית עבודה שנתית – מה יש שם?
כאמור, במציאות הנוכחית שלנו, החשיבות של תכנון מדוקדק של תוכנית IT שנתית ומקיפה עולה. תוכנית מתוכננת היטב לא רק שתסייע לנו להקצות משאבים בצורה יעילה – אלא גם מסייעת בחיזוי מגבלות כספיות, ניהול סיכונים וקביעת ציפיות ריאליות לשנה הקרובה. בנוסף, בסביבה של לחצים כלכליים ואי וודאות מוגברת, קיום תקציב IT ברור ומדויק הוא קריטי להשגת תמיכת הדירקטוריון ולעמידה במטרות. עכשיו, בואו נבין, מה תוכנית כזאת כוללת:
שלב ראשון: תכנון אסטרטגי
הצעד הראשון בכל תוכנית עבודה של אסטרטגיית IT הוא תכנון אסטרטגי. תהליך זה כרוך בהגדרת יעדי IT התואמים את היעדים העסקיים הרחבים יותר של הארגון. לדוגמה, אם חברה שואפת לשפר את חוויית שירות הלקוחות שלה, אסטרטגיית ה- IT עשויה להתמקד בשדרוג התשתית כדי לתמוך באינטראקציות מהירות ומדויקות יותר עם הלקוחות. מהלך כזה יכול, למשל, להתבטא בשדרוג מערכת CRM תוך שימת דגש על כך שהיא משתלבת בצורה חלקה עם המערכות בקיימות.
דוגמה נוספת היא אימוץ טכנולוגיות חדשניות. אם המטרה העיקרית היא למשל להישאר תחרותיים בשוק, אסטרטגיית ה- IT עשויה לתעדף שילוב כלי AI חדשים ו/או שימוש ברובוטים (RPA) שמעבר לשיפור בפרודוקטיביות יאפשרו גם לעובדים שלנו, להשתלב בפעילויות יצירתיות יותר, בעלות ערך מוסף. שימו לב: המשמעות של תכנון אסטרטגי נועד להבטיח כי יוזמות אלה אינן רק תגובתיות אלא תומכות באופן יזום במטרות ארוכות הטווח של הארגון.
שלב שני: תכנון תפעולי/מבצעי
לאחר הגדרת היעדים האסטרטגיים, השלב הבא הוא ירידה לפרטים ותכנון מבצעי. השלב הזה זה כרוך במיפוי השלבים הספציפיים הדרושים ליישום אסטרטגיות ה- IT. לדוגמה, אם האסטרטגיה כוללת הטמעת מערכת CRM חדשה, התוכנית האופרטיבית תפרט את לוח הזמנים, המשאבים וכוח האדם הנדרשים לפרויקט. בנוסף, נרצה גם לפרט בשלב זה כיצד יושק השדרוג כדי למזער את ההפרעה לפעילות השוטפת (חלק מההטמעה וניהול השינוי). לצורך אימוץ טכנולוגיות חדשות, התכנון התפעולי יכלול זיהוי הספקים הנכונים, הגדרת פיילוט לבדיקת הטכנולוגיה החדשה – והכשרת הצוות כדי להבטיח שילוב חלק ככל האפשר. שימו לב: התכנון התפעולי מבטיח כי היעדים האסטרטגיים מתורגמים לצעדים מעשיים שניתן לנהל ולבצע ביעילות וכמה שיותר מהר.
שלב שלישי: ניהול סיכונים
ניהול סיכונים הוא מרכיב קריטי בתוכנית עבודה לאסטרטגיית IT, במיוחד בסביבה תנודתית כמו זו של ישראל ב-2025. ניהול סיכונים כולל סיכונים פוטנציאליים שעלולים לשבש את יוזמות ה- IT, כגון איומי אבטחת סייבר, ופיתוח אסטרטגיות להפחתת סיכונים. עוד סיכון, ייחודי לישראל, הוא התרחבות המלחמה, מה שיכול לבוא לידי ביטוי בהיעדרות ממושכת של עובדים (מילואים, למשל) וגם כמובן בהשבתה נרחבת של המשק, וצורך לתת מענה בזמני חירום נרחבים. בעוד שניהול הסיכון עבור הדוגמאות שנתנו למעלה, הוא יחסית ברור – ניהול הסיכונים במלחמה, או כנראה אומנות נלמדת.
בעת שדרוג תשתית של מערכת, למשל, ייתכנו סיכונים הקשורים להעברת וטיוב הדאטה בין המערכות. תוכנית ניהול סיכונים חזקה תכלול גם פרוטוקולי אבטחה משופרים, הערכות פגיעות קבועות ותוכנית תגובה במקרה של תקרית אבטחה. באופן דומה, גם ניהול סיכונים של שילוב כלי AI ו – RPA חדשים, צריכה לקחת בחשבון בעיות אינטגרציה או כשלים טכנולוגיים. ניהול סיכונים יכלול בדיקה יסודית של הכלים החדשים, הגדרת תוכניות מגירה והבטחה כי קיימות מערכות תמיכה ושירות.
ומה לגבי ניהול סיכונים של מצב חירום? כאן, נצטרך לחשוב בעיקר על הנושא של המשכיות עסקית. ראשית, כדאי למפות בעלי תפקידים קריטיים בארגון ולהבין מי יחליף אותם, וכיצד העבודה תתחלק במצב כזה תוך ביצוע תיעדוף משימות. והנה עוד חשיבה: האם ישנם שירותים חיצוניים, כמו למשל מנמ"ר כשירות" שימלא מקום באופן זמני, שיכולים לבוא בחשבון? בכל מקרה, נקווה שלא נגיע לזה.
שלב רביעי: תקצוב
התקצוב הוא מרכיב חיוני נוסף בתוכנית העבודה השנתית. מנהלי IT חייבים להקצות משאבים ביעילות כדי להבטיח שיוזמות ה- IT של הארגון יהיו בנות קיימא מבחינה כלכלית – ולא עוד חזון שלא יוגשם. לדוגמה, בעת שדרוג מערכת CRM, למשל, התקציב חייב לקחת בחשבון את העלות של חומרה חדשה, תוכנה, וכל צרכי כוח אדם נוספים – כולל מרכיבים של ניהול פרוייקט פנימי או חיצוני. בעת אימוץ טכנולוגיות חדשניות, אסור לשכוח לקחת בחשבון עלויות של פרמטרים כמו תחזוקה שוטפת, הדרכה ושדרוגים פוטנציאליים.
שימו לב: תקצוב מדויק יבטיח שהתוכנית שלנו, האסטרטגיה, אינן רק שאפתניות אלא מעוגנות במציאות הפיננסית.
ועכשיו, למנה העיקרית: 11 מפתחות להצלחה בגיבוש תוכנית שנתית ותקציב למערכות מידע ב-2025
אז מה ההמלצות שלנו לקראת 2025 – עוד שנה מלאת אי וודאות שמכריחה אותנו להתכונן למצבי קיצון – ומהם הנושאים המרכזיים שעלינו לקחת בחשבון כאשר אנו ניגשים לתכנון שנת תקציב חדשה? הנה:
- המובן מאליו: הערכו למצבי חירום
על אחת כמה וכמה בעיצומה של לחימה שאיננו יודעים לא תתפתח – עלינו להיערך למצבי חירום שהיא עשויה להביא לפתחנו. כאן, בדקו את התוכנית הקיימת להמשכיות עסקית וודאו שהחברה אכן ערוכה להתמודדות עם מצב החירום השונים – כוללת פגיעות סייבר, פגיעה בתשתיות וכמובן היעדרות של כוח אדם משמעותי לתקופה ממושכת. במידת הצורך, הכניסו שינויים ועדכונים בתוכנית הקיימת וחדדו נהלים. גם פה כדאי לערב חברים נוספים ב – C-SUITE כמו CEO, CFO, CISO ו – CHRO, שיצביעו על התהליכים והאנשים החיוניים לאותה המשכיות עסקית.
- הפתחו לטכנולוגיות חדשות: בדקו רעננו את האסטרטגיה הטכנולוגית של החברה
בדקו את האסטרטגיה הטכנולוגית של החברה, וזהו אזורים שטעונים שיפור – תוך לקיחה בחשבון של מגמות, טכנולוגיות חדשות והשפעתן הפוטנציאלית על הביצועים שלכם/ן. ייתכן למשל, שתמצאו טכנולוגיות שאפשר לוותר עליהן היות והן אינן מעודכנות, או אולי אינן רווחיות. לחלופין, יכול להיות שתראו שיש צורך ברכישה והטמעה של טכנולוגיות חדשות (ועם הצפת השוק בכלי AI, ML, ו – RPA חדשים, אנחנו ממליצים לבחון זאת בחיוב). שימו לב: אם אתם בוחרים לאמץ מערכות חדשות, ייתכן שתידרשו להעניק לעובדים הכשרות מתאימות ואולי אף להיעזר ביועצים חיצוניים על מנת לבצע את המהלכים האלו בצורה מהירה, טובה ו-*מוצלחת*.
- מגנו והתגוננו: שפרו את אמצעי אבטחת המידע
כל מנהיג טכנולוגי יודע היטב שאבטחת מידע נמצאת בעדיפות עליונה של החברה שלו – ומעסיקה אותו כל שנה יותר מקודמתה. לכן, לפני שאתם בונים את תכנית התקציב, בדקו היטב את אמצעי אבטחת המידע הקיימים – ו-וודאו שהם אכן מעניקים הגנה אופטימלית לחברה. ייתכן שתרצו להוסיף אמצעי הגנה חדשים לאיומים חדשים, שכדאי כמובן להתעדכן בהם באופן רציף. עבור מובילים טכנולוגיים זה כמובן זמן טוב גם לוודא את כשירות העובדים או להעסיק מומחי אבטחה. שימו לב שמהלך כזה מצריך היערכות כלכלית, ולכן חשוב לתת לכך את הדעת כבר עכשיו (חשוב לציין שבמידה שיש לכם/ן CISO בחברה, הוא יהיה חלק מרכזי בקבלת ההחלטות במשוואה זאת).
- מבט כנה אל העבר: בצעו הערכה של השנה הקודמת
לפני שאתם ניגשים לתכנן את התקציב של השנה הבאה, עצרו לבחון כיצד נוהל התקציב בשנה החולפת. בין השאר, שאלו את עצמכם/ן את השאלות הבאות: במה הושקע הכסף (פעילויות, מערכות, תקנים חדשים)? האם ההשקעה הוכיחה את עצמה? באילו תחומים ניתן היה להשקיע פחות ואילו תחומים דורשים דווקא יותר השקעה – בטח על רקע ההתפתחויות הטכנולוגיות, הגלובליות והחברתיות? השאלות האלו, יעזרו לכם להפיק לקחים חשובים, ולבנות את תכנית התקציב החדשה בצורה יותר מושכלת. שימו לב להקפיד ולענות לעצמכם/ן בצורה כנה.
- זכרו שאתם גם מנהיגים *עסקיים*: הגדירו את היעדים העסקיים המרכזיים לשנה הקרובה
התייעצו עם ראשי המחלקות ובעלי עניין רלוונטיים כדי לקבוע את סדר העדיפויות של החברה ולהגדיר את היעדים העסקיים המרכזיים שלה לשנה הקרובה. זה אומר, כמובן שהמנכ"ל שלכם צריך להשמיע את קולו – ואיתו כמובן, גם ה – CFO של החברה. בקשו את דעתם ותנו להם מקום. זה יעזור לכם/ן לדייק – ויסייע גם בהבנת האחריות המשותפת. בהתאם לעדיפויות וליעדים, תוכלו להבין מהם הצעדים הבאים שעליכם לנקוט, תוך הבנה מדויקת יותר של מכלול הצרכים והציפיות.
- זכרו את הבסיס: בדקו את התשתיות הטכנולוגיות של החברה
עברו על הממשקים, המערכות והחומרות שנמצאים בשימוש החברה, ובדקו האם יש צורך לשדרג או להחליף חלק מהם. אם כן, בררו מהי העלות הצפויה של מהלך כזה על מנת שתוכלו להיערך מבחינת התקציב. שימו לב – זה הזמן גם להבין ולהחליט מהם סדרי העדיפויות שלכם/ן. מה בא לפני מה? מה מקבל משאבים קודם? מה דחוף יותר? מה לחוץ יותר? מה מניב יותר? שקללו, שקלו וסדרו לכם/ן את סדרי העדיפויות בהתאם.
- שום דבר אינו חקוק בסלע: בדקו חוזים וקשרים עם ספקים
בדקו את החוזים שיש לכם עם הספקים השונים – והעריכו את השירותים שלהם. שאלו את עצמכם האם אתם מרוצים מהספקים, האם ההשקעה שלכם משתלמת, והאם ההתקשרויות האלה אכן מיושרות עם המטרות העדכניות של החברה. במידת הצורך בדקו האם ניתן להחליף או לשנות חלק מההתקשרויות כדי לחסוך כסף או כדי לקבל תמורה גבוהה יותר למחיר.
- האנשים שלכם משנים: בחנו את מצבת כוח האדם
זה זמן טוב להסתכל לא רק על מערכות, אלא גם על האנשים שעובדים איתם. כאן, כדאי בהחלט להכניס את אנשי ה – HR ואפילו ראשי מחלקות אחרים והתייעצו עימם לגבי הצורך בשינויים/תוספות בכל הנוגע למצבת העובדים בשנה הקרובה. התקופה מורכבת ולא כדאי להעמיק פנים, שהשאלות האלו אינו נמצאות באוויר. אם מצאתם צורך בשינוי (בתקווה שחיובי) בדקו בכמה עובדים מדובר והעריכו את גובה המשכורות החדשות ואת עלות הגיוס וההכשרה על מנת לקחת אותם/ן בחשבון.
- אין הצלחה בלי מדידה: קבעו מדדי ביצועים מרכזיים
אחד הדברים הראשונים שאנחנו עושות בכל תכנון, בכל פרויקט ועם כל לקוח – הוא הגדרת מדדי הביצוע המרכזיים שיאפשרו לנו להעריך את מידת ההצלחה של היוזמות הטכנולוגיות השונות. כמובן, שגם אתם/ן חייבים לפעול כך בכל תכנון שלכם לקראת השנה הקרובה. באמצעות מדדי הביצוע, תוכלו לעקוב אחרי התהליכים העסקיים השונים ולוודא שם מתקדמים בקצב הנדרש ומשרתים את המטרות שהצבתם.
- אסור לשכוח: השקעת משאבים בניהול שינוי והטמעה
זכרו, קודם כל א.נשים. כל תוכנית עבודה צריכה לקחת בחשבון לא רק את היעדים והרכיבים הטכנולוגיים אלא – גם את התהליך שיבטיח את האימוץ שלהם/ן ברמה מוצלחת בארגון. לכן,זכרו להקצות משאבים גם לתהליכי ניהול השינוי וההטמעה.
- תעוזה: ניסוי וטעייה
על אי הוודאות ניתן להסתכל גם אחרת. דווקא בתקופה זו, אנו יכולים לייצר מרווח של יצירתיות שיכלול ניסויים ו POC עם שורה של מוצרים חדשים וטכנולוגיות חדשניות. RPA וכלי AI ספציפיים, הם דוגמא לכאלה – אבל לא רק. זכרו: לא תמיד צריך לחכות לפרויקטים סגורים כדי לנסות ולהעז.
זרקור: 4 אלמנטים שדורשים תשומת לב מיוחד
- להטמיע בבינה: שילוב טכנולוגיות של בינה מלאכותית
2024 הביאה עימה קפיצה בשילוב של טכנולוגיות חדשות של בינה מלאכותית בארגונים, לצד שיא, גם אצלנו, בשילוב של תהליכי RPA. אלו, בהחלט כלים שאנו ממליצות לבחון יישום שלהם, גם משום שהם יפחיתו את הסיכון של היעדרויות ממשוכות. בראש ובראשונה, על מנת לתכנן נכון – תקציבית ויישומית – ננסה להבין אילו טכנולוגיות יכולות לשרת את הצרכים של החברה בצורה הטובה ביותר. לאחר מכן, נבדוק איך ניתן לרכוש טכנולוגיות אלו ואיזה נתח מהתקציב יש להקצות לשם כך. בשלב הבא יש לתכנן כיצד להטמיע את הטכנולוגיות החדשות בפעילות של החברה *בצורה נכונה* ומהי המשמעות עבור מצבת העובדים וסט היכולות שלהם. שימו לב: לפני הכל, חשוב מאוד להגדיר את מדיניות החברה בנוגע לשימוש בטכנולוגיות AI – על מנת למנוע הפרה של סוגיות אתיות ומשפטיות או פגיעה באבטחת המידע של החברה. - ליישר ולהתיישר: בררו לגבי השינויים הרגולטוריים
רגולציה היא לא דבר חדש, וכל מנהיג טכנולוגי ועסקי נאלץ להתמודד עימה ולא בקלות ראש. גם השנה – ולקראת השנה החדשה – חשוב להבין מה השתנה בתחום הרגולציה ולוודא שהחברה עומדת בכל הסטנדרטים הנדרשים. בעיקר, כאמור, על רקע ההתפתחות הטכנולוגית המטאורית והטכנולוגיות החדשות שייושמו השנה. - שיפור אבטחת המידע והפרטיות
גם הנושא של אבטחת מידע מוכר זמן רב וגם ציינו אותו קודם – אבל הוא מאוד חשוב ולכן נציין אותו גם כאן. בטח בשנת לחימה – עולה התדירות של מתקפות הסייבר. גם השנה, ובטח לאחר כניסתה של בינה מלאכותית לארגונים וקושי לגבש רגולציה ומדיניות סביב שילובה – חשוב לוודא שאמצע ההגנה של החברה מספקים ותואמים את האתגרים של השוק החדש – ואם לא, אז לשפר אותם בהתאם. - שימוש ב-Outsourcing
בתקופה הנוכחית, בה חוסר הוודאות גובר ועלינו לקחת בחשבון גם סיטואציות של היעדרויות ממושכות – שימוש ב-OUTSOURCING לניהול חלק מהפרוייקטים הטכנולוגיים ואפילו לניהול מחלקת מערכות המידע (מנמ"ר כשירות – בארגונים שאין בהם מנמ"ר) הוא אמצעי אקטיבי שיכול להבטיח וודאות ואף לייצר חסכון כספי.
סוף דבר: המנהיגות מחייבת לתכנן!
בעינינו, יותר מתמיד, בניית תוכנית שנתית למערכות מידע בסיס החיבור בין מנהיגות טכנולוגית למנהיגות עסקית. ועל מנת לעשות זאת בצורה מיטבית – נדרשים המנהיגים/ות הטכנולוגיים והעסקיים להסתכל היטב על השנה החולפת וגם על זו שצפויה לבוא ועשויה להביא אתגרים גדולים עוד יותר. באמצעות הפקת לקחים מניסיונות העבר והסתכלות קדימה על הזדמנויות ואתגרים עתידיים, תוכלו לבנות תכנית תקציב מוצלחת. אך, זכרו: תוכניות – טובות ככל שיהיו, נוטות להשתנות. לכן, דאגו להשאיר תקציב פנוי שיאפשר לכם מרווח תמרון במידת הצורך. זקוקים או זקוקות לסיוע? אנחנו, כאן בשבילכם.
