זה לא סוד שבשנים האחרונות שוק העבודה עובר תמורות ושינויים משמעותיים, בהם המעבר לעבודה מרחוק, הדרישה לגיוון תעסוקתי ושוויון הזדמנויות, הציפיה של העובדים לאזן בין העבודה לחייהם הפרטיים ועוד. לנו, שנמצאות בשטח יום-יום, קל לראות עד כמה השינויים האלה מאתגרים את אלו האמונים על ניהול משאבי האנוש בארגונים ומעלים את הצורך שלהם/ן בכלים ומערכות משוכללים יותר שיודעים לתת מענה מקיף למגוון רחב של פעולות.
כאן נכנסות לתמונה מערכות לניהול משאבי אנוש מ"הזן החדש". בעוד שבעבר תמכו המערכות בעיקר בפעולות בסיסיות או טכניות כמו גיוס עובדים וניהול משכורת, היום הן כבר מאפשרות לטפל במשימות מורכבות יותר כמו פיתוח ושימור עובדים, ניהול מערך הכשרות והדרכות, ומעקב אחר תהליכים וביצועים.
למערכות לניהול משאבי אנוש יש השפעה מכרעת על אופן ההתנהלות של הארגון בכל הקשור לניהול כוח העבודה והעצמתו. לכן, זה זמן טוב מאד לכל מנהל/ת משאבי אנוש/מערכות מידע/ניהול הכשרות לנסות ולהבין אילו מערכות קיימות, מה הן מציעות, וכיצד בוחרים במערכת המתאימה ביותר.
מערכות לניהול משאבי אנוש: מה זה אומר בכלל?
מערכות לניהול משאבי אנוש הן שם כולל למגוון רחב של תוכנות שמיועדות לניהול משימות הנוגעות לכוח האדם בחברה. המערכות מציעות סט של כלים שנועד לסייע לארגונים לבצע פעולות שונות כמו גיוס ושימור עובדים, מעקב אחר קידומים והעברות, פיקוח על שעות העבודה ועמידה ביעדים, ניהול שכר והטבות ועוד.
היום, אפשר לדבר על שלושה סוגים מרכזיים של מערכות לניהול משאבי אנוש:
• מערכות מידע משאבי אנוש (HRIS -Human Resource Information Systems) – מרכזות מידע בסיסי כמו דוחות שעות ותלושי שכר.
• מערכות ניהול משאבי אנוש ((HRMS -Human Resource Management Systems – פה, בנוסף למידע הבסיסי – מערכות אלו כוללות גם פיצ'רים מורכבים יותר כמו ניהול תהליכי גיוס, ומעקב אחר ביצועים של עובדים.
• מערכות ניהול הון אנושי (HCM- Human Capital Management) – מערכות אלו מציעות את כל מה שמערכות ה-HRIS וה-HRMS מציעות – ובנוסף לכך גם מאפשרות לפתח עובדים, לעקוב אחר אסטרטגית הצמיחה של הארגון ולבצע תכנון מדויק של כוח העבודה. בנוסף, הן יודעות להתממשק עם מערכות וכלים של צד שלישי ובכך מייעלות תהליכים גם מול לקוחות וספקים חיצוניים.
"מה יוצא לי מזה": מהן התועלות המרכזיות של מערכות לניהול משאבי אנוש?
והתשובה? הרבה. בואו ניגע בדברים המרכזיים:
• שיפור תהליך הגיוס: המערכות מייעלות את תהליך הגיוס באופן שמאפשר לאתר עובדים מוכשרים (טאלנטים), לתת מענה מדויק לצורכי הארגון, וגם לשמור על גיוון תעסוקתי.
• פיתוח ושימור עובדים: המערכות מסייעות בשיפור חוויית העובד, ופותחות הזדמנויות לקידום וצמיחה, ובכך תורמות לטיפוח ושימור העובדים.
• הגברת האמון והשקיפות: באמצעות המערכות ניתן לפקח על שעות העבודה וההיעדרויות של העובדים ואף לעקוב אחר הביצועים שלהם, ובזאת לייצר שקיפות הדדית בין המעסיק לעובדים. השקיפות הזאת חשובה במיוחד כאשר מדובר בעבודה היברידית או עבודה מרחוק.
• ניהול פיננסי יעיל: המערכות מאפשרות לנהל בנוחות את כל המערך הפיננסי של הארגון, כמו חישוב שכר, מעקב אחר הוצאות, והקצאת תקציבים לפרויקטים.
• תגובה מהירה לשינויים: בעזרת המערכות ניתן לתת מענה מהיר לצרכים משתנים בסביבת העבודה כמו עבודה מרחוק, וכן להתאים את כוח האדם לשינויים פנים-ארגוניים.
• תמיכה במודלים חדשים של התקשרות: המערכות מאפשרות לעבוד בצורה חלקה עם פרילנסרים, יועצים חיצוניים ועובדים שמשלבים בין מעמד של שכיר לעצמאי.
• שיפור תהליכי קבלת החלטות: המערכות מרכזות את כל המידע החשוב אודות העובדים במקום אחד, ובכך מאפשרות לקבל החלטות מושכלות הנוגעות לכוח העבודה.
מה שקורה עכשיו: הטרנדים המובילים במערכות לניהול משאבי אנוש בשנת 2023
גם בתחום של מערכות משאבי אנוש,ישנן התפתחויות משמעותיות שנותנות מענה לצרכים גוברים הן של מנהלים/ות והן של עובדים/ות בארגון – בטח ובטח על רקע ההתפתחויות השונות בעולם התעסוקה להן אנו עדים/ות בשנים האחרונות. הנה המרכזיות שבהן:
• שמירת הפרטיות של העובדים: מערכות לניהול משאבי אנוש מרכזות מידע רגיש אודות העובדים כמו כתובות, חשבונות בנק ואישורים רפואיים. בשביל לשמור על זכויות העובדים, חשוב לבחור במערכות מאובטחות שפועלות בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות.
• גיוס ושימור טאלנטים: המערכות כיום לא מסתפקות בגיוס כללי, אלא מתמקדות גם באלמנטים המתייחסים לצרכים של מיתוג המעסיק וגיוס כישרונות (talent acquisition). המערכות גם מאפשרות לפקח אחר ההתקדמות של העובדים, במטרה לטפח כישרונות ולשמר עובדים טובים.
• ניהול ביצועים: מערכות משאבי האנוש החדשות מאפשרות למנהלים ועובדים לחלוק דוחות ביצועים, באופן שתורם לשני הצדדים. המנהל יכול לעקוב בקלות אחר התקדמות של תהליכים שונים, והעובד זוכה בהכרה על משימות שביצע ומטרות שהשיג.
• פיתוח והדרכה: מערכות משאבי האנוש תומכות באסטרטגיית הפיתוח של החברה, ומסייעות למנהלים להציע לעובדים הזדמנויות למידה מתאימות, בהתבסס על תכנית הפיתוח האישית שלהם. חלק מהמערכות גם מאפשרות לעובדים עצמם לאתר קורסים והדרכות שיכולים להתאים להם.
• שירות עצמי לעובד: הגישה כיום היא לאפשר לעובדים לבצע מגוון פעולות באופן עצמאי, גם כדי להקל עליהם וגם כדי להוריד לחץ ממחלקת משאבי האנוש. לפיכך, במערכות החדשות עובדים יכולים להזין בעצמם שעות עבודה, לדווח על הוצאות, לעדכן פרטים אישיים, ולעקוב אחר נתונים כמו שעות עבודה ויתרת ימי חופשה.
• מיזוג מערכות: מערכות לניהול משאבי אנוש יודעות היום להשתלב עם מערכות וכלים של צד שלישי, כמו ממשקי תשלום של ספקים חיצוניים. המיזוג הזה חוסך זמן עבודה וגם מונע טעויות.
• גישה מהמובייל: המערכות החדשות מאפשרות לבצע פעולות מגוונות גם מהמובייל, ובכך מסייעות למגייסים להיות זמינים במקרים דחופים, וגם מקלות על עובדים שעובדים מרחוק.
ועכשיו תורכם/ן: איך לבחור את המערכת המתאימה ביותר לניהול משאבי האנוש בארגון?
כפי שציינו בתחילת המאמר, מערכות לניהול משאבי אנוש מתחלקות לשלוש קטגוריות – HRIS, HRMS ו-HCM. כל קטגוריה כזאת כוללת מערכות שונות שנבדלות זו מזו בפיצ'רים, בעלויות ובאיכויות הביצוע. עם כזה היצע, אין פלא שארגונים רבים מתקשים לבחור במערכת המתאימה עבורם. בשביל לבצע בחירה מושכלת, יש כמה פרמטרים מרכזיים שחשוב לקחת בחשבון. פה כדאי להתחיל:
• גודל הארגון: ארגונים קטנים ובינוניים שכוללים עד אלף עובדים ופונים לשוק מוגדר, יכולים להסתפק במערכות HRIS או במערכות HRMS. לארגונים שמונים למעלה מאלף עובדים או מתכננים לצמוח, כבר מומלץ להשקיע במערכות HCM שייתנו מענה כולל למרבית צורכי החברה.
• עלות המערכת: חלק מהמערכות לניהול משאבי אנוש מציעות שירותים חינמיים, אך בשביל ליהנות ממעטפת שירותים מקיפה ומקצועית צריך להשקיע כסף. העלות בין המערכות משתנה, ויכולה להגיע לסכומים של כשלושים דולר עבור כל עובד. השוני בין התעריפים קשור במוצר המוצע, באיכות הביצועים, במסלול הנבחר, ובסוג המנוי (חודשי או שנתי).
• הפיצ'רים המוצעים: קל מאד להיסחף אחר המערכת שמציעה את כמות הפיצ'רים הגדולה ביותר, אך המעשה הנכון הוא לבחור במערכת שמציעה את הפיצ'רים המדויקים ביותר לצורכי הארגון. רשימת פיצ'רים ארוכה לא תועיל אם יתגלה שחסר פיצ'ר קריטי אחד. לחלופין אם קיימים יותר מדי פיצ'רים שאין בהם צורך, ייתכן שניתן לחסוך עלויות עם מערכת פשוטה יותר.
• דירוג מומחים: רצוי להיעזר במקורות מהימנים ולבדוק כיצד מומחים בתחום דרגו את המערכות השונות, ואילו נקודות התייחסות הם מעלים.
• ביקורת משתמשים: לצד דירוג המומחים, חשוב לקרוא גם ביקורות של משתמשים קיימים. ביקורות כאלו יכולות להאיר זוויות חשובות ולתת תמונת מצב ברורה יותר של חוויית המשתמש הצפויה.
סוף דבר
השינויים הרבים שהתחוללו בשוק העבודה בשנים האחרונות הפכו את מערכות ניהול משאבי האנוש לכלי עבודה מרכזי, שמשפיע באופן משמעותי על ההתנהלות השוטפת של כל ארגון. במקביל לכך, גם המערכות עצמן השתנו והתפתחו, והיום הן מציעות מערך שלם של שירותים שנועד לתמוך בניהול כוח האדם בחברה ולתרום לחוויית עובד טובה ומצמיחה.
בשביל לבחור במערכת המתאימה ביותר מבין כל המערכות הקיימות, יש לבדוק פרמטרים שונים כמו עלות המערכת, הביקורות שנכתבו עליה והפיצ'רים שהיא מציעה. עבודת התחקיר הזאת, למציאת המערכת המתאימה ביותר – עשויה לגזול לא מעט זמן ומאמץ, אבל כשמדובר במערכת שעתידה לנהל את כוח האדם בחברה – אין ספק שמדובר בהשקעה הכרחית.
