המעבר מספטמבר לאוקטובר, הוא קצת טריקי, בואו נודה על האמת – בטח ובטח עבורנו, כאן בישראל. בעוד שבספטמבר אנחנו כאילו "חוזרים לשגרה", זה רק כאילו – ולא באמת – כי החגים, הו החגים שאינם נגמרים, מחזירים אותנו לאווירת המתנה. אבל אז בא אוקטובר ואיתו גם המחשבות על שנת העסקים החדשה שמתקרבת וזאת כבר תקופה שבה, אנחנו ואתם/ן – בהנהגה העסקית והטכנולוגית – מתחילים לעבוד על תוכנית התקציב החדשה שלנו. כאן, זה לא הופך להיות פשוט, בטח ובטח על רקע אי וודאות כלכלית שנושפת בעורפנו, עדיין.
ולכן, תכנון התקציב שלנו ותוכניות העבודה שלנו לקראת השנה החדשה, חשובה בשנה כזאת, פי כמה, לעומת שנה רגילה. המטרה של תכנון שנת תקציב היא לוודא שההשקעות והיוזמות שבהן החברה נוקטת אכן הולמות את יכולתה הכלכלית ומשרתות את היעדים העסקיים שלה ובשביל לבצע את התכנון על הצד בטוב ביותר יש להתחשב בפרמטרים רבים כמו יעדים עסקיים, אסטרטגיות טכנולוגיות, מערכות יחסים עם ספקים, שינויים בכוח האדם בחברה, ואף הערכות למצבי חירום פוטנציאליים. וכשאת כל אלו, צריך לתכנן ולנהל בתוך אי וודאות עולה וגוברת – המשימה לא הופכת קלה יותר. ומצד שני – השנה, יותר מתמיד, תדעו שתכנון נכון, יכול לעשות עבורכם/ן ועבור החברה – הבדל גדול עוד יותר.
לתכנן את השנה הבאה: לנתח, להסיק ולהסתכל לעתיד בעיניים
אז איך נסתכל בתור מובילים טכנולוגיים ועסקיים – על תכנון התקציב הטכנולוגי שלנו לקראת 2024? מהם הנושאים המרכזיים שעלינו לקחת בחשבון כאשר אנו ניגשים לתכנון שנת תקציב חדשה? וגם: מהם האתגרים ייחודיים שעתידים להיות מנת חלקנו ב-2024? הנה כמה טיפים כדי לעשות את זה נכון:
- מבט כנה אל העבר: בצעו הערכה של השנה הקודמת
לפני שאתם ניגשים לתכנן את התקציב של השנה הבאה, עצרו לבחון כיצד נוהל התקציב בשנה החולפת. בין השאר, שאלו את עצמכם/ן את השאלות הבאות: במה הושקע הכסף (פעילויות, מערכות, תקנים חדשים)? האם ההשקעה הוכיחה את עצמה? באילו תחומים ניתן היה להשקיע פחות ואילו תחומים דורשים דווקא יותר השקעה – בטח על רקע ההתפתחויות הטכנולוגיות, הגלובליות והחברתיות? השאלות האלו, יעזרו לכם להפיק לקחים חשובים, ולבנות את תכנית התקציב החדשה בצורה יותר מושכלת. שימו לב להקפיד ולענות לעצמכם/ן בצורה כנה. - זכרו שאתם גם מנהיגים *עסקיים*: הגדירו את היעדים העסקיים המרכזיים לשנה הקרובה
התייעצו עם ראשי המחלקות ובעלי עניין רלוונטיים כדי לקבוע את סדר העדיפויות של החברה ולהגדיר את היעדים העסקיים המרכזיים שלה לשנה הקרובה. זה אומר, כמובן שהמנכ"ל שלכם צריך להשמיע את קולו – ואיתו כמובן, גם ה – CFO של החברה. בקשו את דעתם ותנו להם מקום. זה יעזור לכם/ן לדייק – ויסייע גם בהבנת האחריות המשותפת. בהתאם לעדיפויות וליעדים, תוכלו להבין מהם הצעדים הבאים שעליכם לנקוט, תוך הבנה מדוייקת יותר של מכלול הצרכים והציפיות. - זכרו את הבסיס: בדקו את התשתיות הטכנולוגיות של החברה
עברו על הממשקים, המערכות והחומרות שנמצאים בשימוש החברה, ובדקו האם יש צורך לשדרג או להחליף חלק מהם. אם כן, בררו מהי העלות הצפויה של מהלך כזה על מנת שתוכלו להיערך מבחינת התקציב. שימו לב – זה הזמן גם להבין ולהחליט מהם סדרי העדיפויות שלכם/ן. מה בא לפני מה? מה מקבל משאבים קודם? מה דחוף יותר? מה לחוץ יותר? מה מניב יותר? שקללו, שקלו וסדרו לכם/ן את סדרי העדיפויות בהתאם. - הפתחו לטכנולוגיות חדשות: בדקו רעננו את האסטרטגיה הטכנולוגית של החברה
בדקו את האסטרטגיה הטכנולוגית של החברה, וזהו אזורים שטעונים שיפור – תוך לקיחה בחשבון של מגמות, טכנולוגיות חדשות והשפעתן הפוטנציאלית על הביצועים שלכם/ן. ייתכן למשל, שתמצאו טכנולוגיות שאפשר לוותר עליהן היות והן אינן מעודכנות, או אולי אינן רווחיות. לחלופין, יכול להיות שתראו שיש צורך ברכישה והטמעה של טכנולוגיות חדשות (ועם הצפת השוק בכלי AI, ML, ו – RPA חדשים, אנחנו ממליצים לבחון זאת בחיוב). שימו לב: אם אתם בוחרים לאמץ מערכות חדשות, ייתכן שתידרשו להעניק לעובדים הכשרות מתאימות ואולי אף להיעזר ביועצים חיצוניים על מנת לבצע את המהלכים האלו בצורה מהירה, טובה ו-*מוצלחת*. - מגנו והתגוננו: שפרו את אמצעי אבטחת המידע
כל מנהיג טכנולוגי יודע היטב שאבטחת מידע נמצאת בעדיפות עליונה של החברה שלו – ומעסיקה אותו כל שנה יותר מקודמתה. לכן, לפני שאתם בונים את תכנית התקציב, בדקו היטב את אמצעי אבטחת המידע הקיימים – ו-וודאו שהם אכן מעניקים הגנה אופטימלית לחברה. ייתכן שתרצו להוסיף אמצעי הגנה חדשים לאיומים חדשים, שכדאי כמובן להתעדכן בהם באופן רציף. עבור מובילים טכנולוגיים זה כמובן זמן טוב גם לוודא את כשירות העובדים או להעסיק מומחי אבטחה. שימו לב שמהלך כזה מצריך היערכות כלכלית, ולכן חשוב לתת לכך את הדעת כבר עכשיו. (חשוב לציין שבמידה שיש לכם/ן CISO בחברה, הוא יהיה חלק מרכזי בקבלת ההחלטות במשוואה זאת). - שום דבר אינו חקוק בסלע: בדקו חוזים וקשרים עם ספקים
בדקו את החוזים שיש לכם עם הספקים השונים – והעריכו את השירותים שלהם. שאלו את עצמכם האם אתם מרוצים מהספקים, האם ההשקעה שלכם משתלמת, והאם ההתקשרויות האלה אכן מיושרות עם המטרות העדכניות של החברה. במידת הצורך בדקו האם ניתן להחליף או לשנות חלק מההתקשרויות כדי לחסוך כסף או כדי לקבל תמורה גבוהה יותר למחיר. - האנשים שלכם משנים: בחנו את מצבת כוח האדם
זה זמן טוב להסתכל לא רק על מערכות, אלא גם על האנשים שעובדים איתם. כאן, כדאי בהחלט להכניס את אנשי ה – HR ואפילו ראשי מחלקות אחרים והתייעצו עימם לגבי הצורך בשינויים/תוספות בכל הנוגע למצבת העובדים בשנה הקרובה. התקופה מורכבת ולא כדאי להעמיק פנים, שהשאלות האלו אינו נמצאות באוויר. אם מצאתם צורך בשינוי (בתקווה שחיובי) בדקו בכמה עובדים מדובר והעריכו את גובה המשכורות החדשות ואת עלות הגיוס וההכשרה על מנת לקחת אותם/ן בחשבון. - המובן מאליו: הערכו למצבי חירום
אף אחד מאיתנו לא רוצה לחשוב על מצבי חירום, לא כלכליים ולא "סייבריים" – אבל המציאות מוכיחה שכדאי. לכן, בדקו את התוכנית הקיימת להמשכיות עסקית וודאו שהחברה אכן ערוכה להתמודדות עם מצבי חירום שונים – ושכל הכנסים החשובים מגובים וניתנים לשחזור. במידת הצורך, הכניסו שינויים ועדכונים בתוכנית הקיימת וחדדו נהלים. גם פה כדאי לערב חברים נוספים ב – C-SUITE כמו CEO, CFO, CISO ו – CHRO, שיצביעו על התהליכים והאנשים החיוניים לאותה המשכיות עסקית. - אין הצלחה בלי מדידה: קבעו מדדי ביצועים מרכזיים
אחד הדברים הראשונים שאנחנו עושות בכל תכנון, בכל פרויקט ועם כל לקוח – הוא הגדרת מדדי הביצוע המרכזיים שיאפשרו לנו להעריך את מידת ההצלחה של היוזמות הטכנולוגיות השונות. כמובן, שגם אתם/ן חייבים לפעול כך בכל תכנון שלכם לקראת השנה הקרובה. באמצעות מדדי הביצוע, תוכלו לעקוב אחרי התהליכים העסקיים השונים ולוודא שם מתקדמים בקצב הנדרש ומשרתים את המטרות שהצבתם – ועד כמה. זכרו, אין הצלחה – בלי מדידה.
2024: מאתגרת, מורכבת, ייחודית
אין חולק על כך שתכנון תקציב הוא פעולה מורכבת בכל שנה – ובכל זאת – שנת 2024 מביאה איתה מספר אתגרים ייחודיים וחדשים – חלקם עומדים בפני עצמם, ועבור אחרים, השילוב הוא שעושה את הדברים, מורכבים יותר מאי פעם. הנה כמה מהמרכזיים שבהם:
- להטמיע בבינה: שילוב טכנולוגיות של בינה מלאכותית
רבות דיברנו וכתבנו ב – IT Solutions בשנה האחרונה על פריצת דרך בתחום הבינה המלאכותית. מצד אחד, חברות רבות רוצות לנוע עם הקידמה ולאמץ טכנולוגיות AI כבר עכשיו – ומצד שני, לא מעט מנהיגים טכנולוגיים עסקיים נמצאים עדין בעמדת המתנה עקב רגולציות לא ברורות, שאלות אבטחה ועוד. אז מה בכל זאת עושים כדי לא לפספס את הרכבת? בראש ובראשונה, על מנת לתכנן נכון – תקציבית וישומית – ננסה להבין אילו טכנולוגיות יכולות לשרת את הצרכים של החברה בצורה הטובה ביותר. לאחר מכן, נבדוק איך ניתן לרכוש טכנולוגיות אלו ואיזה נתח מהתקציב יש להקצות לשם כך. בשלב הבא יש לתכנן כיצד להטמיע את הטכנולוגיות החדשות בפעילות של החברה *בצורה נכונה* ומהי המשמעות עבור מצבת העובדים וסט היכולות שלהם. שימו לב: לפני הכל, חשוב מאוד להגדיר את מדיניות החברה בנוגע לשימוש בטכנולוגיות AI – על מנת למנוע הפרה של סוגיות אתיות ומשפטיות או פגיעה באבטחת המידע של החברה.
- ליישר ולהתיישר: בררו לגבי השינויים הרגולטוריים
רגולציה היא לא דבר חדש, וכל מנהיג טכנולוגי ועסקי נאלץ להתמודד עימה ולא בקלות ראש. אנו יודעים שככל שהטכנולוגיה מתפתחת – ובפרט עם הצמיחה של הבינה המלאכותית – נוצרים עוד ועוד חוקים ותקנות רגולטורים שיש לקחת בחשבון. גם השנה – ולקראת השנה החדשה – חשוב להבין מה השתנה בתחום הרגולציה ולוודא שהחברה עומדת בכל הסטנדרטים הנדרשים. בעיקר, כאמור, על רקע ההתפתחות הטכנולוגית המטאורית והטכנולוגיות החדשות שהגיע ב"בום" השנה.
- שיפור אבטחת המידע והפרטיות
גם הנושא של אבטחת מידע מוכר זמן רב וגם ציינו אותו קודם – אבל הוא מאוד חשוב ולכן נציין אותו גם כאן. מידי שנה, עולה התדירות של מתקפות הסייבר ויש מומחים שאף מגדילים ואומרים – שבכל רגע, עלול להיות לכם/ן האקר במערכת. גם השנה, צפויים לצוף איומים חדשים – ובעיקר סביב השילוב של כלי הבינה המלאכותית. מכאן, חשוב לוודא שאמצע ההגנה של החברה מספקים ותואמים את האתגרים של השוק החדש – ואם לא, אז לשפר אותם בהתאם.
סוף דבר: המנהיגות מחייבת
בניית תקציב לשנה החדשה מצריכה חשיבה אסטרטגית ותכנון דקדקני, על אחת כמה וכמה כאשר המנהיגות הטכנולוגית הופכת ומבססת עצמה *כמנהיגות עסקית לכל דבר, שהצלחתה קריטית לביצועים השונים של הארגון.* לכן – ועל מנת לעשות זאת בצורה מיטבית – נדרשים המנהיגים/ות הטכנולוגיים והעסקיים להסתכל היטב על השנה החולפת וגם על זו שצפויה לבוא. רק באמצעות הפקת לקחים מניסיונות העבר והסתכלות קדימה על הזדמנויות ואתגרים עתידיים, ניתן יהיה לבנות תכנית תקציב מוצלחת. ולצד זאת, זכרו: תוכניות – טובות ככל שיהיו, נוטות להשתנות. לכן, דאגו להשאיר תקציב פנוי שיאפשר לכם מרווח תמרון במידת הצורך. השנה, יותר מתמיד.
