שימו לב 🙂 ב – 31.5 נערוך וובינר פתוח בנושא: *כיצד תנהלו את הידע הארגוני שלכם/ן טוב יותר ותגלו עולם חדש של אפשרויות ונצחונות מהירים בעזרת כלי 365*. אתם מוזמנים ומוזמנות לקבל עוד פרטים ולהרשם כאן
________
ניהול ידע שווה צמיחה עסקית והעצמה אנושית
עולם ניהול הידע מתפתח ומתרחב במהירות שיא. שיפור הפרודוקטיביות והיעילות, טיפוח חדשנות ויצירתיות, שימור הידע הארגוני וכן שימור עובדים ששמחים להישאר במקום בו מעריכים ידע ומומחיות – אלו הם חלק מהגורמים המרכזיים שמביאים חברות רבות להשקיע באסטרטגיית ניהול הידע שלהם לצד/כחלק מטרנספורמציה דיגיטלית פנים-ארגונית. גם מתודולוגיה, גם כלים וגם אסטרטגיה – שמסייעים להפוך את סביבת העבודה של העובדים שלנו ליצרנית יותר, יצירתית יותר, יעילה יותר ומגובשת יותר.
סביבת עבודה שבה הידע מנוהל, היא סביבה שבה לעובדים/ות שלנו קל יותר לבצע את עבודתם, איכות העבודה שלהם גבוהה יותר, נעשות בה פחות שגיאות ומכאן שהיא גם חוסכת זמן לכולם ומבטיחה תוצרים טובים יותר. עוד מאפיין של סביבת עבודה שבה הידע מנוהל הוא שיתוף פעולה גבוה יותר מצד מנהלים/ות ועובדים – כולל שיתוף רעיונות ופתרונות חדשים שנוצרים על בסיס ידע קיים, מבלי להמציא את הגלגל מחדש.
בסביבה כזאת, גם ההון האנושי מרוויח: הוא מרגיש מוערך יותר, מועצם יותר, מושקע יותר ולכן גם משקיע יותר. ארגונים שבהם מעריכים ידע, הם ארגונים שגם שיצליחו לשמר יותר את הידע הזה ואת המומחיות האנושית שמביאה אותו. וכמובן, שסביבה שבא הידע מנוהל, נגיש וברור – מייצרת גם עבור הלקוחות שלה מענה טוב יותר ושירות באיכות גבוהה יותר ומבטיחה למידה ושיפור מתמשכים.
עולם שהולך ונבנה: המגמות בעולם ניהול ידע לקראת המשך 2023
אנחנו חיים בשנים דיי מטורפות. אפשר להסכים על זה – נכון? השינויים, החידושים וההתפתחויות כמעט בכל תחום טכנולוגי ובכל סוגי המערכות שאנו עובדים איתן בארגונים – אינן פוסחים על עולם ניהול הידע. לכן, ביקשנו מקרן שלו – מנהלת תחום Digital Workplace אצלנו, שאחראית על בניית אסטרטגיות ניהול ידע ללקוחותינו, הטמעתן ומימושן – לשרטט עבורנו ועבורכם/ן את ההתפתחויות שהיא חושבת שכל מנכ"ל, סמנכ"ל IT וסמנכ"ל משאבי אנוש, חייבים להכיר לקראת השנה הקרובה
1. עליה בשימוש בכלי בינה מלאכותית (AI) וטכנולוגית למידת מכונה (Machine Learning) כחלק ממערכות לניהול ידע – זה כמעט מובן מאליו: 2 הטכנולוגיות המתקדמות האלה – ובעיקר כלי ה – AI שבחודשים האחרונים מטריפים את העולם עם האפשרויות הבלתי נגמרות שהן מייצרות – יכולות לסייע למנהלים/ות ארגונים לנהל, לנתח ולנצל טוב יותר את המידע הארגוני.
# הטיפ שלנו בנושא:
בארגון שלכם/ן תוכלו להשתמש למשל ב – AI לקטגוריזציה ותיוג אוטומטי של התכנים. לדוגמא, אלגוריתם יוכל לנתח טקסט ולתייג אותו אוטומטית עם מילות תיוג מתאימות, לשייך לקטגוריות שיוגדרו – ובכך יסייע באיתור מהיר יותר של מידע מחד, ולחסכון זמן עבודה רב של תיוג ידני מאידך. דוגמא נוספת: באמצעות שילוב אלגוריתם במנגנון החיפוש, ניתן לזהות את המשתמש ולהציג תוצאות חיפוש מותאמות; כמו כן, נראה גם מגמות של שילוב צ'אט בוטים ועוזרים וירטואלים באיתור ידע, כתיבה שלו, ניסוח שלו וארגון שלו ובכך יצירת הנגשה טוב יותר למנהלים ועובדים.
2. דגש גדול יותר על אבטחה ופרטיות המשתמש – גם פה אין הפתעה: נושאי הסייבר והפרטיות ממשיכים להטריד יותר ויותר גם את מנהלי מערכות המידע וגם את מנהלי אבטחת המידע – בטח ובטח במציאות הרגישה שבה אנו חיים היום. ככל שיותר מידע נאסף ומאוחסן בארגון, אנו צופים שתהיה עליה בצורך בפתרונות אבטחת מידע שיגנו על מידע רגיש, על פרטיות העובדים/משתמשים וגם על ידע ארגוני שנוצר בעמל רב.
# הטיפ שלנו –
שימו לב למשל שבאמצעות הצפנה – ניתן להסב מידע לשפת קוד שיהיה זמין לבעלי המידע בלבד. כך ניתן להגן על המידע גם כשהוא ברשת (in transit) וגם כשהוא בשרתי בארגון (rest). ארגונים יהיו חייבים בתכנון גיבוי ושחזור המידע, בין היתר באמצעות גיבוי תמידי של המידע בשרתים חיצוניים, בהדרכה לעובדים לחיזוק המודעות ואמצעי הזהירות ועוד.
3. אימוץ רחב יותר של טכנולוגיות ענן המספקות יכולת עבודה גמישה, מדורגת ונגישה יותר – ובכך מסייעות לארגונים לאחסן, לנהל ולשתף את המידע והידע הארגוני במהירות וביעילות – מכל מקום ומכל מכשיר (device).
# הטיפ שלנו –
כחלק מתהליכי הטרנספורמציה דיגיטלית, ארגונים יאמצו שימוש במערכות מבוססות ענן: מערכות CRM כמו Salesforce, Dynamics ואחרות – הינן מערכות ענן הנותנות מענה רחב בתחום ניהול ממשק לקוח ותהליכי מכירה; Microsoft 365 היא מערכת ענן הכוללת כלים לשיפור פרודוקטיביות ארגונית וכך גם Confluence, KMS light house, ClearMash, Wyze ועוד פתרונות ניהול ידע "ענניים" אחרים – המאפשרים למשתמש ליצור ולשתף ידע מכל מקום.
4. הרחבה של מודל עבודה היברידית / עבודה מרחוק – מגמה שהתחילה עם מגפת הקורונה, נראה שהיא פה כדי להישאר- ויש לה משמעות רבה בצורה שבה תנהלו את הידע בארגון שלכם/ן. מגמה זו מובילה לצורך גדול יותר בכלים דיגיטליים לניהול ידע שיאפשרו עבודה מרחוק בצורה תקינה ונוחה ולמעשה תורמת לטרנספורמציה הדיגיטלית הפנים-ארגונית בתוך הארגון.
# הטיפ שלנו –
כאן, אנחנו צופות עליה משמעותית והטמעה של שימוש בכלים כמו Zoom ו Teams ופלטפורמות לשיחות וידאו מרחוק כחלק מהמגמה לעבודה מרחוק. בהקשר זה, שווה לבדוק שבארגונים שלכם/ן מבינים ומכירים את כל האפשרויות והמעלות של הפלטפורמות האלו, ומנצלים אותם/ן בצורה מקסימלית.
5. עלייה בחשיבות שיתוף הידע וקולבורציה – ככל שהארגון שלנו מורכב יותר, היכולת לשתף מידע בצורה אפקטיבית בין צוותים ומחלקות שונות ואפילו עם חברות אחרות – הופכת להיות קריטית להצלחת הארגון. לכן, מערכות לניהול ידי שתומכות בתהליכי שיתוף וקולבורציה יהפכו להיות שחקניות משמעותיות יותר במגרש.
#הטיפ שלנו –
כבר אמרנו שתרבות של שיתוף בידעתתרחש לצד הטמעת סביבת עבודה מאפשרת – כלומר, סביבת עבודה שבה העובדים יחושו בנוח לשתף ידע ומומחיות. תוכלו לנסות להשיג את המטרה הזאת למשל באמצעות בניית צוותים חוצי ארגון, קבוצות משימה ואפילו פשוט ביצירת הזדמנויות נוספות לעובדים לעבוד יחד. דרך נוספת עבור ארגונים לייצר שינוי ארגוני כזה הינה באמצעות הוקרה ותגמול לעובדים המשתתפים ו/או הטמעה של מערכות טכנולוגיות המאפשרות שיתוף וקולבורציה כחלק מהמערכות הארגוניות.
6. ייעשה שימוש רב יותר בשפה טבעית (NLP) – מהלך שישפר את חווית המשתמש ויקל עלינו ועל העובדים שלנו בתהליך – הלא תמיד קל – של איתור המידע.
# הטיפ שלנו – זכרו, זמן זה כסף. הטמעה של צ'טבוט, למשל, עבור שירות הלקוחות בארגון יסייע ללקוח בקבלת מענה מהיר ופשוט לשאילתות שלו כשהצ'טבוט יעשה שימוש ב NLP כדי לתקשר ולהבין את הלקוח. כך גם בתהליך של אוטומציה של משימות שגרתיות כמו מענה לשאלות שכיחות, תיאום פגישות ועוד – מהלך שיסייע ביעילות עבודת העובד ופינוי הזמן שלו למשימות "מורכבות" יותר שמחייבות מענה אנושי. בנוסף, הטמעה של NLP במנגנוני חיפוש, יסייע לנו משמעותית באיתור ואחזור מידע.
7. שילוב של מערכות לניהול ידע בתוך מערכות עסקיות כמו CRM, PTIORITY ודומיהן במטרה להגביר את השימוש בידע כחלק מתהליך אינטגרלי מתהליך קבלת ההחלטות הארגוניות.
#הטיפ שלנו –
שימו לב למשל שמערכת CRM שתשולב עם מערכת לניהול ידע, תסייע לארגונים במתן שירות טוב יותר ללקוחות על ידי מתן גישה לנציג השירות למאגר הידע תוך כדי השיחה. מהלך כזה למשל, יקצר את משך זמן השיחה ויסייע במתן מידע מדויק, מיידי וקוהרנטי ללקוחות ובהתאמה אישית לצרכיהם (במקום שימוש בכמה מערכות שונות). הדבר נכון גם למערכות HR: חיבור עם מערכת ניהול ידע תסייע בייעול תהליכי onboarding ולמידה. נושא זה רלוונטי כמובן גם למערכות לניהול פרויקטים, מערכות BI ועוד.
8. ההבנה שניהול ידע הוא חלק מרכזי בכל ארגון, תוטמע ותתפשט בקרב ארגונים – וואוו, זאת בשורה שאותנו לפחות, מאוד משמח לראות במסגרת עבודתנו – והיא אולי הקריטית ביותר: יותר ויותר ארגונים שמאמצים תהליכי ניהול ידע כאסטרטגיה ארגונית, מתוך הבנה אמיתית שניהול הידע הוא הבסיס לכל פעילות הארגון במיוחד כאשר כמויות הידע בארגון גדלות בקצב מסחרר.
#הטיפ שלנו –
תכינו קייס למקבלי ההחלטות. ההבנה שמדובר במהלך שלפחות בחלקו יכול להתיישב על מערכות קיימות בארגון (365 למשל) והוא בראש ובראשונה נועד לשפר את הפרודוקטיביות שלו – לצד הבנה של ההשלכות החיוביות שלו על חווית הלקוח וחווית העובד – צריכה להיות ברורה למקבלי ההחלטות בארגון ויכולה להקל עליהם לקבל החלטה שתתמוך ברצון שלכם/ן ליישם תוכנית מסודרת של ניהול ידע בארגון. חשוב לומר שההבנה של מקבלי ההחלטות בכך שאסטרטגית ניהול ידע היא אחד המנועים העכשוויים לשיפור התוצאות העסקיות של הארגון והיא חיונית – היא עליכם/ן.
סוף דבר
השקעה בניהול ידע, היא שעתם היפה של הארגונים והעובדים שלהם – וההבנה המחלחלת בקרב מנהיגים/ות טכנולוגיים ועסקיים שמדובר במנוע עסקי וארגוני לכל דבר, פותחת עבור ארגונים אפשרויות בלתי נגמרות להנגשת המידע, יעול התהליכים, ויצירת חדשנות במערכי הארגון השונים.
החדשנות הזאת, שווה כסף, שימור ההון האנושי, ייעול תהליכי העבודה וחווית לקוח ועובד משופרות – שמשליכות על השורה התחתונה של הארגון. ועכשיו נשאלת השאלה: מה אתם/ן הולכים לעשות עם המידע הזה? אנחנו, בכל מקרה, פה לכל שאלה!
המאמר נכתב בשיתוף קרן שלו, מנהלת תחום Digital Workplace ב – IT Solutions
___________
רגע רגע:) קראתם/ן? קיבלתם/ן ערך? רוצים עוד?
אנחנו מזמינות אתכם/ן לוובינר הפתוח שלנו בתחום ניהול ידע וכלי 365 ובו תבינו *כיצד תנהלו את הידע הארגוני שלכם/ן טוב יותר ותגלו עולם חדש של אפשרויות ונצחונות מהירים בעזרת כלי 365*. הוובינר יועבר על ידי קרן שלו, מנהלת תחום Digital Workplace והוא זכה לפידבקים חיוביים מאוד מלקוחותינו. כעת, החלטנו לפתוח אותו גם לקהל הרחב. אתם מוזמנים ומוזמנות לקבל עוד פרטים ולהרשם במהירות ממש כאן
